Нужно ли стучаться в служебный кабинет? Корпоративный этикет

Введение

Гендерные отношения, которые складываются
между взрослыми мужчинами и женщинами
на работе (как внутри пола, так и между
полами), в деловом мире так же, как и в
детстве, обусловлены двумя противоположными
тенденциями: продолжающейся явной или
скрытой сегрегацией и конвергенцией.
Последняя тенденция – результат серьезных
изменений, происшедших в обществе (поскольку
мужчинам и женщинам приходится работать
вместе). При этом складываются как враждебные
отношения, конкуренция, так и гармоничные
отношения, нацеленные на сотрудничество
представителей двух полов.

Взаимоотношения мужчины и
женщины в служебной обстановке
— особая сфера, весьма сложная
для формирования каких-либо принципов
установления этих отношений.

Раньше деловой мир был только
для мужчин, но со временем женщины
также стали участвовать в
этом. Соответственно это привело
к конкуренции между женщинами
и мужчинами. Но так ли это отрицательно
действует на мужчин и женщин, может
быть можно найти преимущества
в этой проблеме?

Основные правила делового этикета

Хорошие манеры в офисе или государственном учреждении несколько отличаются от того, что считается приличным (привычным) за их пределами.

Если руководителем окажется мужчина, женщинам не стоит ждать того, что он будет вставать, когда они входят в кабинет. Хотя и встречаются среди начальников хорошо воспитанные мужчины, у которых эта привычка доведена до уровня рефлекса и которые всегда встают, когда в комнату входит дама, но это – исключение. И пусть это приятно, но все же светский тон на работе неуместен. В офисе, государственном учреждении начальник-мужчина первым проходит в дверь, и когда вы едете по делам, он первым садится в машину. Слова «спасибо» и «пожалуйста» в рабочей обстановке еще более желательны, чем в «светской жизни». Благодарите коллег за любую, даже самую незначительную услугу и не забывайте о «волшебном слове», когда обращаетесь с какой-то просьбой или просто передаете кому-то из сотрудников приказ начальства. Всегда улыбайтесь, здороваясь с коллегами, и отвечайте с улыбкой на их приветствия. Разговаривайте с людьми в спокойном доброжелательном тоне и оказывайте им знаки внимания вне зависимости от их половой принадлежности. Если у мужчины, идущего впереди вас к двери, много документов, обгоните его, чтобы открыть дверь и дать ему пройти. Помогать в офисе всегда должен тот, кому это удобнее и сподручнее, однако, в служебных отношениях сохраняется четкая иерархия, которую вы должны ощущать и поддерживать

Это не значит, что вы должны робеть перед начальством или выказывать повышенное внимание к каждому слову, нет, но вы должны оказывать ему или ей должное уважение. Принятые правила делового этикета могут существенно отличаться не только в разных отраслях, но и в отдельных компаниях

Однако есть правила, которые непременно должны соблюдать как офисные работники, так и государственные служащие. Среди них – соблюдение пунктуальности, соответствие имиджу компании в одежде, умение хранить секреты и способность оставлять личные проблемы за пределами работы. Поговорим о каждом из этих правил подробнее

Принятые правила делового этикета могут существенно отличаться не только в разных отраслях, но и в отдельных компаниях. Однако есть правила, которые непременно должны соблюдать как офисные работники, так и государственные служащие. Среди них – соблюдение пунктуальности, соответствие имиджу компании в одежде, умение хранить секреты и способность оставлять личные проблемы за пределами работы. Поговорим о каждом из этих правил подробнее.

Стоит ли стучаться в дверь на работе — этикет работы

Во-первых, стучаться в дверь сигнализирует о том, что вы хотите войти в комнату и не нарушить чьи-либо личное пространство. Это также предотвращает возможность нежелательных ситуаций или нарушений конфиденциальности. Стучать в дверь — это проявление вежливости и уважения к человеку, находящемуся внутри.

Во-вторых, стучаться в дверь помогает избежать прерывания или нарушения работы других сотрудников. Если кто-то занят важным делом или обсуждает конфиденциальные вопросы, ваш стук в дверь предупредит о вашем присутствии и позволит им окончить свои дела, прежде чем вы войдете. Это также поможет обеспечить более эффективное и спокойное рабочее окружение.

В-третьих, стучаться в дверь является важным элементом коммуникации на работе. Если у вас есть вопросы, предложения или просто нужно поговорить с коллегой, вежливо стукните в дверь и запросите разрешение на вход. Это проявление уважения к другим сотрудникам и демонстрация готовности к диалогу.

В целом, стучаться в дверь на работе является неотъемлемой частью профессионального общения и этикета. Это помогает поддерживать гармоничные отношения в коллективе, предотвращает конфликты и создает более уважительную и эффективную рабочую среду. Поэтому стоит всегда помнить об этой привычке и практиковать ее в своей рабочей жизни.

Что делать, если никто не открывает дверь

Когда мы приходим в офис или кабинет и хотим войти внутрь, но дверь закрыта и никто не открывает, это может быть неприятной ситуацией. Однако, есть несколько вариантов действий, которые помогут вам разрешить эту ситуацию согласно правилам этикета.

1. Попробуйте постучаться в дверь

Это стандартный способ привлечь внимание людей внутри. Не стучите слишком сильно, но достаточно, чтобы можно было услышать звук

2. Если никто не открывает, попытайтесь позвонить или позвоните на номер телефона, который указан на двери или рядом с ней. Возможно, внутри заняты или не слышат стук.

3. Отправьте сообщение или письмо тому, кого вы ищете, уточнив время и причину вашего визита. Возможно, человек не ожидает гостей в данный момент или забыл о вашей встрече.

4. Если ни один из предыдущих способов не сработал, обратитесь к администратору здания или ресепшену и сообщите о проблеме. Возможно, они смогут связаться с человеком, которому вы нужны, или разблокировать входную дверь.

Действие	Суть
Постучаться в дверь	Привлечение внимания
Позвонить на указанный номер	Сообщить о своем прибытии
Отправить сообщение или письмо	Уточнить время визита
Обратиться к администратору или ресепшену	Получить помощь в разрешении проблемы

Важно помнить, что в каждой ситуации есть свои особенности и может потребоваться терпение и гибкость. Следование правилам этикета поможет сохранить спокойствие и уважительное отношение к окружающим

Open space: как приветствовать всех?

Такая организация рабочего пространства встречается довольно часто — и что же делать в этом случае? Здороваться со всеми разом или же подходить к каждому персонально для пожелания хорошего дня?

Верен первый вариант. Нужно приветствовать всех находящихся в открытом пространстве одновременно, используя нейтральные фразы наподобие “добрый день”, а то и “привет”, если отношения между коллегами достаточно неформальные. После этого можно спокойно отправляться к тем сослуживцам, с которыми у вас более близкие отношения или совместные дела для детального приветствия и обсуждения планов на день.

Офисный этикет

Безусловно, корпоративный этикет каждой компании будет иметь свои особенности и характерные черты, но основные правила офисного этикета прослеживаются в любом корпоративном кодексе. Необходимо помнить, что деловой этикет существенно отличается от светского этикета.

Руководитель мужчина не встает, когда в кабинет входит женщина

Это безусловно не возбраняется, если он хочет подчеркнуть свое уважение и внимание к вошедшей даме, но, в отличие от светского мероприятия, не является обязательным

Не следует ожидать при проведении деловых переговоров или официальных встреч, что мужчина отодвинет стул, приглашая даму присесть. Здесь все равноправные партнеры и каждый отвечает за свой стул сам.

На бизнес –встречах не часто увидишь, как мужчина предупредительно открывает дверь перед собеседницей и это не является дурным тоном. Дверь открывает тот, кто находится к ней ближе всего.

Приведенные примеры подчеркивают только одно, офисный этикет ориентирован на работу. К общепринятым правилам поведения в коллективе, независимо от размеров компании и сферы ее деятельности следует отнести: пунктуальность сотрудников, соответствие внешнего вида принятому корпоративному дресс-коду, умение оставить личные проблемы за порогом офиса, способность к неразглашению служебной информации и т.д. Попробуем разобраться в некоторых деталях корпоративного этикета подробнее.

Этикет и сервис

Знать правила этикета в бизнес-среде и сфере услуг очень важно. Сервис, в непростых условиях рынка и высокой конкуренции, играет огромную роль и может активно влиять на имидж и развитие организации

Каждый сотрудник является лицом компании, и нужно не просто знать правила, но и соблюдать их, работать над развитием культуры делового этикета. Вспомните, сколько раз вы лично не совершали покупок или сделок из-за некомпетентности сотрудника или его отталкивающего внешнего вида, невежливости или непунктуальности? Безусловно, очень многое зависит и от руководителя, и от каждого сотрудника, как говорится, «хочешь изменить мир – начни с себя».

Правила делового общения

Секретарь обязан четко знать свои полномочия и выполнять их.

С начальником

К руководителю бизнеса необходимо обращаться по имени-отчеству. Фамильярность не допускается. В начале рабочего дня необходимо поприветствовать начальника.

Можно предложить чашку кофе/чая. После утреннего приветствия следует проинформировать начальника о запланированных встречах и мероприятиях. При необходимости внести коррективы в график.

Без уважительной причины нельзя беспокоить начальника. Вся полученная информация должна оставаться конфиденциальной.

Нельзя вступать в спор, даже когда директор неправ.

Внимательно выслушивать и выполнять задания начальника.

С сотрудниками компании

Деловое общение с сотрудниками подразумевает:

уважительное отношение к коллегам;
внимательность и сдержанность.

С посетителями

С посетителем, который пришел впервые, необходимо познакомиться и узнать цель визита. Нельзя игнорировать рукопожатие, но запрещается выступать его инициатором. Почетных гостей приветствуют стоя. В результате диалога секретарь должен самостоятельно определить, какие действия ему необходимо выполнить.

Например:

записать посетителя на повторный прием;
доложить начальнику о визите;
удовлетворить потребность посетителя самостоятельно.

Во время ожидания гостям можно предложить напитки (чай, кофе, воду).

Приветствие важных гостей.

Особенности этики общения в бизнес-среде

В бизнес-среде недостаточно быть просто воспитанным, культурным, вежливым человеком. Деловой этикет имеет ряд особенностей и отличий. Правила делового этикета требуют строгости и точности в исполнении.

Особенности этики общения в организации определены спецификой экономической сферы жизни людей и традициями, сложившимися в культурной среде.

Основы делового этикета – общие принципы культуры поведения в корпоративной среде:

Вежливость

Тон общения с коллегами, партнерами, клиентами всегда доброжелательный, приветливый. Безупречная улыбка – визитная карточка успешного в бизнесе человека. Вежливость помогает повысить прибыльность предприятия, сохранить хорошие отношения с партнерами и клиентами. Нервозность, раздражительность и паника правила делового этикета исключают.

Корректность

В корпоративной среде не принято быть грубым и невнимательным даже по отношению к нечестному партнеру. Необходимо уметь держать себя в руках, сдерживать эмоции и регулировать поведение усилием воли.

Тактичность

Деловые люди не забывают про чувство меры и такта во взаимоотношениях с людьми. Предусмотрительно избегают неловких, негативных, неприемлемых тем в разговоре.

Деликатность

Деликатность предполагает мягкость, плавность, гибкость, витиеватость речи. Принято говорить комплименты, не переходящие в лесть и лицемерие.

Скромность

Способность вести себя скромно характеризует человека как воспитанного, выгодно подчеркивает его деловые и личные качества. Скромный специалист и профессионал своего дела воспринимается как уравновешенная, гармоничная, целостная, зрелая личность.

Обязательность

Если работник или руководитель взял на себя обязанность, дал обещание, он должен его сдержать. То, насколько руководитель или сотрудник организации обязателен, может рассказать об его умении анализировать, прогнозировать, оценивать обстановку, силы, возможности.

Пунктуальность

В среде бизнеса считается неприличным быть неточным во времени, не уметь им правильно распоряжаться, ведь это признак того, что человек не ценит ни свое, ни чужое время

Например, ожидание важной встречи дольше пяти минут правила делового этикета определяют как грубое нарушение. Время особенно ценно в бизнесе

Правила проведения встреч и переговоров

На эту тему написаны целые книги. Здесь мы приведем 7 базовых правил.

На переговоры приглашают минимум за две недели.
Оптимальное время начала переговоров – утро (10-11 часов).
В начале встречи участников нужно представить друг другу.
Обычно разговор начинает приглашенная сторона.
Не принято перебивать выступающего, а также спорить с участниками со своей стороны.
Желательно укладывать переговоры в 2 часа. Если этого времени не хватило, стоит сделать кофе-брейк.
Во время переговоров выключайте мобильный телефон.

Соблюдение основных правил и принципов делового этикета поможет вам быстрее наработать постоянных клиентов и продвинуться по карьерной лестнице. Не обязательно помнить все нюансы – например, правила оформления бумажных писем всегда можно посмотреть в справочнике

Важно знать базовые нормы – они помогут вам сориентироваться в любой ситуации

Завершение обращения к начальнику и благодарность

При завершении своего обращения к начальнику, не забудьте выразить свою благодарность за его время и внимание. Показывая свою признательность, вы создаете положительное впечатление и укрепляете взаимоуважение в отношениях с начальством

В зависимости от ситуации, вы можете использовать различные выражения благодарности:

Спасибо Вам большое за Вашу помощь и поддержку!
Очень признателен(на) Вам за возможность обратиться с вопросом/проблемой!
Высоко ценю Вашу готовность выслушать и помочь!
Благодарю Вас за уделенное мне время!

Не забывайте быть искренними и выразить свои истинные чувства благодарности. Помните, что начальник — также человек и оценивает искренность и добросердечие.

Кроме того, важно подчеркнуть свою готовность сотрудничать и помогать во всем, что связано с общими целями и задачами:

Я с радостью готов(а) помочь вам в решении других задач!
Если у вас возникнут какие-либо дополнительные вопросы, будьте уверены, что я всегда готов(а) оказать помощь!
Буду рад(а) взаимодействию и сотрудничеству в дальнейшем!

Завершая свое обращение, возможно, также имеет смысл еще раз выразить свою благодарность, уверенность и готовность к сотрудничеству. Это поможет закрепить позитивное впечатление и создать благоприятный фон для будущих общих дел.

Функции служебного этикета — зачем он необходим

Служебный этикет является важным аспектом в деятельности многих компаний и организаций и позволяет им решать широкий спектр важных задач в рамках управления персоналом. К основным функциям служебного этикета можно отнести следующие задачи, решение которых достигается при его использовании:

Обеспечение эффективного управления персоналом. Служебный этикет во многом устанавливает иерархические принципы взаимодействия работников и обеспечивает точный порядок взаимодействия сотрудников разного уровня на предприятии. При этом сам по себе служебный этикет хоть и касается в первую очередь нематериальных вопросов служебных взаимоотношений, но как следствие приводит к улучшению эффективности деятельности руководителей.
Установление авторитета руководителей. За счет определенных правил этикета в организации дополнительно возникают стимулы для установления и поддержания авторитета руководства, что фактически обеспечивает более эффективное управление персоналом.
Предотвращение злоупотреблений со стороны руководства. Служебный этикет не только обязывает сотрудников уважительно относиться к руководителям, но также регламентирует правила взаимоотношений руководителей и подчиненных, гарантируя последним возможность трудиться в адекватных условиях и не подвергаться каким-либо несправедливым унижениям и чрезмерному давлению.
Улучшение психологического микроклимата в коллективе. За счет четко установленных правил и принципов этикета в компании улучшается психологический микроклимат в коллективе и снижается уровень стресса у сотрудников при взаимодействии друг с другом, что также оказывает прямое влияние и на общую эффективность ведения деятельности.
Развитие лояльности к бренду и компании. Наличие определенных принципов служебной этики и этикета повышает лояльность к компании и бренду со стороны сотрудников и позволяет им гордиться своей принадлежностью к организации. В свою очередь высокая лояльность работников влияет на текучесть кадров и в целом эффективность деятельности компании.
Снижение ущерба. Так как служебный этикет рассматривает не только взаимоотношения между людьми, но также и отношение работников к имуществу компании и её репутации, его эффективное использование может снизить расходы компании от действий сотрудников, которые могли бы причинить определенный ущерб собственности.
Возможность дополнительного контроля работников. В большинстве случаев принципы и правила служебного этикета устанавливаются в компании или организации в качестве обязательных для соблюдения нормативов, что предполагает возможность дополнительного контроля работников и использования в их отношении поощрений либо дисциплинарных взысканий за нарушение действующих правил.

Как правильно покинуть кабинет

Покинуть кабинет также требует соблюдения правил этикета. Помните, что вежливость и уважение к другим людям должны сопровождать вас в любой ситуации. Вот несколько рекомендаций о том, как правильно покинуть кабинет:

1. Закончите дела перед уходом:

Перед тем, как выйти из кабинета, убедитесь, что вы закончили все дела и завершили все начатые процессы. Если есть незавершенные задачи, оставьте записку или сообщите об этом коллеге.

2. Соберите все свои вещи:

Убедитесь, что вы собрали все свои личные вещи и документы перед уходом. Не оставляйте свои вещи на рабочем месте или в кабинете.

3. Уведомите коллег:

Предупредите своих коллег, что вы покидаете кабинет, особенно если вы являетесь одним из ключевых участников проекта или если вам нужно быть доступным для общения. Оставьте записку, отправьте сообщение или лично известите о своем уходе.

4. Закройте дверь плавно:

Если ваш кабинет имеет дверь, закройте ее плавно и тихо за собой. Избегайте сильного шума или скрипа при закрывании двери, чтобы не помешать работе в других кабинетах.

5. Отправьте письмо или сообщение о своем уходе:

Если вам требуется уйти на длительный срок или изменить свое место работы, обязательно отправьте письмо или сообщение вашему начальнику или HR-отделу. Укажите точные даты вашего отсутствия или изменения и предложите план для передачи задач или обязанностей.

6. Попрощайтесь со всеми:

Не забудьте попрощаться со всеми коллегами и поблагодарить их за сотрудничество. Покажите искреннюю признательность и оставьте положительное впечатление перед своим уходом.

7. Не затягивайте уход:

Когда вы решили покинуть кабинет, не затягивайте процесс. Уход должен быть благодарным и грамотным, поэтому не занимайте лишнее время и не отвлекайте коллег.

Соблюдая эти рекомендации, вы покажете свою уважительность и профессионализм, что будет оценено окружающими и внесет свою лепту в эффективную работу рабочего коллектива.

Несколько слов о дурных манерах

Есть нормы и правила делового этикета, однозначные для всех служащих: не читать чужих писем, говорить сдержанно и вежливо, быть приветливым с коллегами и соблюдать дистанцию с начальством. Но иногда на работе из этих правил делается исключение, например, когда нужно найти документ в столе у другого сотрудника, которого нет. Общее поведение на службе и в офисе должно быть достойным, с безупречными манерами. Постоянно нужно следить за своим поведением, как вы ходите, общаетесь, сидите. Запомните, что неприлично трогать нос, уши, волосы или другие части тела при всех.

Чего нельзя делать на рабочем месте ни в коем случае:

Жевать, ковыряться в зубах.
Грызть ручки, карандаши, бумаги или ногти.
Поправлять макияж, маникюр, красить губы на рабочем месте – это основные правила делового этикета для секретаря.
Зевать, не прикрывая рот.
Складывать ноги на стол, класть ногу на ногу

Ежедневно необходимо:

Следить за чистотой одежды, волос, тела, пользоваться дезодорантом, но не духами.
Иметь при себе опрятный носовой платок.
Следить за здоровьем зубов.

Данные правила и пожелания являются непременными нормами этикета, они позволяют стать не только хорошим, ценным работником, но и приятным человеком, с которым хочется иметь дело. Внешний вид как нельзя лучше демонстрирует уважение к другим людям.

8.4 Телефонное общение

Умение Сотрудников говорить по телефону с коллегами, Заказчиками, партнерами и другими заинтересованными лицами способствует созданию благоприятного впечатления об Организации в целом. В процессе телефонного общения Сотрудникам рекомендуется руководствоваться следующими нормами и правилами делового этикета:

отвечать на телефонный звонок быстро, насколько это возможно;
звоня Заказчикам или партнерам называть Организацию, имя, фамилию и должность;
звоня коллегам, называться свое имя;
всегда внимательно выслушивать собеседника;
не звонить кому-либо на работу по личным вопросам. В случае крайней необходимости рекомендуется быть предельно кратким;
оставляя сообщение на автоответчике, называть дату, свое имя, название Организации, а затем кратко излагать цель звонка;
не застав на месте нужного человека, поинтересоваться, когда удобнее перезвонить или оставить свое имя и номер телефона;
если звонят Вашему коллеге, которого в данный момент нет на рабочем месте, помочь найти его или принять для него сообщение;
если в процессе разговора произошел обрыв связи, перезвонить следует позвонившему.

Правила деловой переписки

Будьте кратки и точны. Избегайте формулировок, которые можно понять двояко.
Одна тема – одно письмо. Не смешивайте разные вопросы.
Не отправляйте письмо без темы – это резко уменьшает его шансы быть прочитанным. Тема должна отражать суть письма. Формулируйте тему кратко, чтобы ее полностью было видно без открытия письма.
Будьте кратки. Объемные письма читать тяжело. И не хочется.
Конфиденциальную информацию в письме отправлять нельзя. Все, что вы отправляете через интернет, может стать достоянием широкой общественности.
Структурируйте текст, не пишите «сплошной стеной». Разбивайте письмо на абзацы. Используйте списки. Выделяйте жирным шрифтом важную информацию. Все эти функции есть в почтовых программах.
Отвечайте быстро. Чем быстрее, тем лучше. Если для ответа нужно время (например, необходимо сначала просчитать бюджет проекта) – предупредите собеседника об этом.
Если в переписке участвуют несколько человек, отвечайте всем, а не только отправителю.
Обращение по имени всегда лучше, чем просто «добрый день». Если в письме указано имя, обязательно обратитесь к адресату лично: «Добрый день, Евгения». Но будьте очень аккуратны с написанием имени! Помните, что есть Наталья и Наталия, Алеся и Олеся, Катерина и Екатерина – и еще много имен, в которых легко ошибиться.
Не допускайте ошибок. К счастью, во многие почтовые программы сейчас встроена проверка орфографии.
Укажите в конце письма свои контакты. Обычно их можно настроить в шаблоне почты – контакты будут добавляться в письмо автоматически.

Как правильно стучаться в кабинет

1. Спокойно стойте перед дверью кабинета и оцените ситуацию внутри. Если дверь заперта или в комнате заняты, подождите момента или вернитесь позже.

2. Перед тем как постучать, постоянно имейте в виду основное правило – респектабельность и вежливость. Старайтесь стучать так, как будто в кабинете находится сам начальник.

3. Кратко представьтесь и назовите свое имя перед тем, как задать вопрос или начать разговор. Это позволит убедить собеседника в вашей осведомленности и серьезности.

4. Стук должен быть решительным и уверенным, но не слишком сильным или громким. Заглушающий стук может показаться насмешкой, а слишком тихий — невнимательностью.

5. После того как вами открыта дверь и вас попросили войти, не забудьте поздороваться и поблагодарить за принятие.

Помните, что этикетный вопрос – это в том числе и политика равновесия. Не стукните слишком сильно или поразительно, потому что акцент будет вслух. Запомните всегда, что каждая тактик отражает атмосферу с вашей стороны.

Обед за рабочим столом

Правила корпоративного поведения в этом вопросе категоричны. Обед на рабочем месте недопустим. Здесь и санитарно-гигиенические требования, и просто соблюдение элементарных норм этики и этикета, не позволяющие воспитанному человеку принимать пищу одному в окружении работающих коллег. Руководство большинства серьезных фирм сегодня организует специальную комнату для приема пищи, а в некоторых офисах пользуются услугами кейтеринга – доставкой офисных обедов. Если же таких условий нет, то придется прогуляться до ближайшего кафе или столовой. Корпоративными офисными правилами на рабочем месте допускается лишь чашечка чая или кофе.