Введение
Секретарь – первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием посетителей и ведутся телефонные переговоры. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю: когда она создана, меняла ли название, чем она занимается, изменялся ли ее профиль, какова ее структура сегодня.
Кроме истории, секретарь (секретарь-референт) должен хорошо знать все направления деятельности фирмы, какие виды работ она выполняет, какие услуги предоставляет и соответственно какие структурные подразделения (работники) выполняют конкретные функции. Если вы только поступили на работу, посвятите именно этому вопросу первые дни, так как секретарь – связующее звено как между руководством и посетителями, так и между работниками фирмы. Именно секретарь должен направить посетителя в соответствующий отдел, к работнику, занимающемуся интересующими посетителя вопросами. Он же соединяет позвонившего по телефону с нужным ему работником. Наконец, разбирая полученную корреспонденцию, секретарь определяет пути ее дальнейшего движения – кому ее надо передать. Следовательно, определяя направления движения документов, посетителей, телефонных звонков, секретарь (секретарь-референт) должен безупречно знать структуру фирмы, все направления ее деятельности и распределение обязанностей между работниками, особенно руководящим составом.
Секретарь (секретарь-референт) особенно небольшой фирмы обязан знать всех должностных лиц не только по фамилии, но и по имени и отчеству.
Основным организационно-правовым документом секретаря (секретаря-референта) является должностная инструкция, на которую он опирается в своей работе. В инструкции определены место секретаря в структуре управления, его подчиненность, функции и обязанности, права, ответственность. Весь круг обязанностей, который записан в должностной инструкции, секретарь обязан выполнять полностью. Но очень часто должностных инструкций в фирме еще нет. Тогда необходимо самому тщательно разработать этот документ, помня, что именно на должностную инструкцию секретарь опирается в своих взаимоотношениях с сотрудниками. Должностная инструкция поможет вам также оградить себя от выполнения не свойственных секретарю функций.
Условно работу любого секретаря можно разделить на две части:
1) работа с документами (информационно-документационное обслуживание);
2) работа организационная (в литературе обычно называемая бездокументным обслуживанием). К этому виду деятельности обычно относят организацию совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, командировок и т. д.
С первого дня надо стремиться любую порученную работу выполнять наилучшим образом. Для того чтобы знать, как ее выполнить и какие требования к ней предъявляются, надо иметь ГОСТы и нормативно-методические документы по делопроизводству, разработанные Федеральной архивной службой России. В них следует постоянно поглядывать, когда вы не уверены в точности ваших знаний.
Как видно из самого названия ГОСТ, в нем определен весь порядок оформления служебных документов и его требования, секретарь не только сам должен строго соблюдать, но и не допускать отправку из фирмы документов, выполненных с нарушением этого стандарта. Этот стандарт всегда должен быть у вас на виду, пока вы не выучите все требования к оформлению каждого реквизита.
Секретарь упорядочивает весь напряженный рабочий день руководителя, корректирует планы, напоминает о важных встречах, необходимых звонках, событиях, составляет график посещений, мероприятий и приема посетителей, защищает и охраняет руководителя от нежелательных, назойливых, отнимающих напрасно время посетителей, которыми могут быть не только клиенты, но и сотрудники фирмы
Очень важно самому секретарю не стать таким занудливым и надоедливым субъектом для своего шефа, не раздражать его, не отвлекать по пустякам. Поэтому психологическая совместимость начальника и секретаря – один из самых важных аспектов успешного сотрудничества
Путь к профессионализму труден, и, для того чтобы стать профессионалом, надо постоянно учиться и работать над собой, своим имиджем. В этой книге мы постараемся рассмотреть основные направления работы такой многогранной профессии, как секретарь. Надеемся, что советы, которые вы встретите на страницах данной книги, помогут вам в работе и в общении с людьми.
Несколько слов о дурных манерах
Есть нормы и правила делового этикета, однозначные для всех служащих: не читать чужих писем, говорить сдержанно и вежливо, быть приветливым с коллегами и соблюдать дистанцию с начальством. Но иногда на работе из этих правил делается исключение, например, когда нужно найти документ в столе у другого сотрудника, которого нет. Общее поведение на службе и в офисе должно быть достойным, с безупречными манерами. Постоянно нужно следить за своим поведением, как вы ходите, общаетесь, сидите. Запомните, что неприлично трогать нос, уши, волосы или другие части тела при всех.
Чего нельзя делать на рабочем месте ни в коем случае:
- Жевать, ковыряться в зубах.
- Грызть ручки, карандаши, бумаги или ногти.
- Поправлять макияж, маникюр, красить губы на рабочем месте – это основные правила делового этикета для секретаря.
- Зевать, не прикрывая рот.
- Складывать ноги на стол, класть ногу на ногу
Ежедневно необходимо:
- Следить за чистотой одежды, волос, тела, пользоваться дезодорантом, но не духами.
- Иметь при себе опрятный носовой платок.
- Следить за здоровьем зубов.
Данные правила и пожелания являются непременными нормами этикета, они позволяют стать не только хорошим, ценным работником, но и приятным человеком, с которым хочется иметь дело. Внешний вид как нельзя лучше демонстрирует уважение к другим людям.
Правила делового общения
Секретарь обязан четко знать свои полномочия и выполнять их.
С начальником
К руководителю бизнеса необходимо обращаться по имени-отчеству. Фамильярность не допускается. В начале рабочего дня необходимо поприветствовать начальника.
Можно предложить чашку кофе/чая. После утреннего приветствия следует проинформировать начальника о запланированных встречах и мероприятиях. При необходимости внести коррективы в график.
Без уважительной причины нельзя беспокоить начальника. Вся полученная информация должна оставаться конфиденциальной.
Нельзя вступать в спор, даже когда директор неправ.
Внимательно выслушивать и выполнять задания начальника.
С сотрудниками компании
Деловое общение с сотрудниками подразумевает:
- уважительное отношение к коллегам;
- внимательность и сдержанность.
С посетителями
С посетителем, который пришел впервые, необходимо познакомиться и узнать цель визита. Нельзя игнорировать рукопожатие, но запрещается выступать его инициатором. Почетных гостей приветствуют стоя. В результате диалога секретарь должен самостоятельно определить, какие действия ему необходимо выполнить.
Например:
- записать посетителя на повторный прием;
- доложить начальнику о визите;
- удовлетворить потребность посетителя самостоятельно.
Во время ожидания гостям можно предложить напитки (чай, кофе, воду).
Приветствие важных гостей.
Положения Конституции относительно защиты граждан на рабочем месте
По ст. 37 Конституции обеспечивается не только свобода, но и защита труда. Каждый гражданин имеет право на работу, которая отвечает требованиям гигиены и безопасности. Поэтому работодатели при организации любого рабочего места должны учитывать конституционные права сотрудников.
Если специалист уверен, что руководитель предприятия нарушает его права, не предоставляя оптимальные условия работы, то целесообразно сообщить о данных нарушениях работникам трудовой инспекции или прокуратуры, а также можно подать исковое заявление для получения материальной и моральной компенсации.
Подготовка к собеседованию
Каждая конкретная организация имеет свою специфику работы, поэтому нужно перед беседой выяснить как можно больше о ней и сфере, в которой проходит её деятельность.
Сразу получив приглашение на беседу, зайдите на сайт компании и внимательно изучите всё об организации.
Оценив деятельность, можно предположить, какие именно навыки понадобятся секретарю.
В рассказе о себе нужно будет заострить внимание именно на них. Просмотрите наиболее часто встречающиеся вопросы и продумайте примерные ответы на них
Запомните имя собеседника и потренируйтесь в его произношении
Просмотрите наиболее часто встречающиеся вопросы и продумайте примерные ответы на них. Запомните имя собеседника и потренируйтесь в его произношении.
Сложите все необходимые документы в папку таким образом, чтобы сразу найти нужную бумагу после просьбы её показать.
Сексуальное домогательство — что делать, если вы столкнулись с ним на работе?
Если руководитель нарушает личные границы сотрудника
«Любой подчинённый по отношению к руководителю находится в зависимом положении. Соответственно, если руководитель принуждает его вступить в половую связь, угрожая проблемами на работе — например, увольнением, — то совершает преступление по 133-й статье УК РФ — понуждение к действиям сексуального характера. Если же начальник угрожает применением физической силы либо непосредственно перешёл к её применению, то это уже как минимум покушение на изнасилование или совершение насильственных действий сексуального характера», — пояснил юрист Олег Черкасов.
К сожалению, как уточнил юрист, на практике жертвы насилия редко обращаются в правоохранительные органы, столкнувшись с подобным. Многие просто стесняются предавать огласке случившееся, а кто-то не хочет терять работу либо опасается осуждения со стороны коллег.
Если сотрудник нарушает личные границы руководителя
Ситуации домогательств в отношении руководителей со стороны работников — редкость. Причина в том, что у работников нет возможностей для давления на них, считает юрист Олег Черкасов.
«Впрочем, бывали случаи, когда сотрудники шли на шантаж своих руководителей — требовали вступить в половую связь, угрожая раскрыть определённые налоговые нарушения со стороны компании и, соответственно, руководителя
Чтобы этого не допустить, важно придерживаться сугубо деловых отношений. Кто-то также устанавливает камеры видеонаблюдения на рабочих местах»
Если вы столкнулись с сексуальным домогательством со стороны коллеги или руководителя, не стоит ждать, что ситуацию удастся уладить разговором. Нужно сразу сообщить о ней вышестоящему руководству и написать заявление в полицию. Даже если у вас нет прямых доказательств домогательства, вы всё равно имеете право подать заявление.
Организация совещаний и деловых встреч
При планировании коллективной встречи секретарь подготавливает всю необходимую информацию для каждого участника. Он распечатывает графики, буклеты, статистику и пр. материалы.
В помещении, где будет проводиться совещание, предварительно проводится уборка. Для этого привлекается соответствующий персонал. Секретарь не обязан самостоятельно убирать, но он контролирует процесс клининга.
Для всех участников готовятся рабочие места. На тот случай, если на встрече будет больше людей, чем планировалось, секретарь подготавливает дополнительный пакет документов. Также устанавливается несколько резервных рабочих мест.
На момент встречи секретарь встречает посетителей у входа. После приветствия он указывает участнику совещания на отведенное ему место.
Материалы, которые потребуются в процессе деловой встречи, раздаются каждому индивидуально. Все участники совещания обеспечиваются канцелярскими принадлежностями (ручками, карандашами, блокнотами для заметок).
Во время деловой встречи всем гостям или деловым партнерам предоставляются питьевая вода и легкие закуски.
Секретарь должен уметь подать чай для гостей.
Этикет делового поведения
Кроме того, существуют некоторые особенности поведения или привычек, часто способные серьезно мешать спокойной, продуктивной работе. Примеров тому множество, и надо знать, как тактично устранить проблему:
Ваш коллега много курит. В таком случае он не должен возражать против частого проветривания помещения. Или лучше следить за этим самому.
Если возникнет спор между сослуживцами, открывать ли окно и включать ли обогреватель, правым окажется тот, кто захочет работать в тепле и при свете.
Вывешивать на рабочем месте рисунки и фотографии своих детей, заставлять столы игрушками и комнатными цветами — дурной тон.
Если у вашего коллеги прикрыта дверь, постучите и тут же входите, не ожидая, когда вам ответят.
Когда ваш сослуживец входит в комнату, не прекращайте ранее начатый разговор с другими коллегами: вошедший может подумать, что вы говорили о нем.
Кто-то из сотрудников с лечебной целью употребляет много чеснока. Для остальных это становится невыносимым. Если такой любитель профилактики не использует средства, ликвидирующие запах этого «лекарства», ему следует отказаться от его употребления.
Встречаются в коллективах и маньяки гигиены. Они все время что-то вытирают, чистят (руки, уши, нос). Мания гигиены может стать неприятной для окружающих, равно как и обратная ее сторона, когда человек недостаточное время проводит в ванной комнате. Если это молодая особа, можно тактично намекнуть на то, что вода способна творить чудеса. Пожилому человеку сказать такое неудобно
Со своей стороны он должен обратить внимание, не слишком ли часто в его присутствии товарищи стремятся проветривать помещение, несмотря на то что на улице мороз. Если вы руководитель, не забывайте, придя на работу, поприветствовать своих коллег
Если вы руководитель, не забывайте, придя на работу, поприветствовать своих коллег.
Обращаться к подчиненным на вы необходимо для того, чтобы поддерживать нормальные служебные отношения и трудовую дисциплину.
Руководитель в своем кабинете не встает, если к его столу подходит сотрудник-женщина для решения текущего вопроса. В случае длительного разговора начальник предлагает сотруднице сесть.
Проявляйте максимум доброжелательности к участникам совещаний.
Научитесь терпеливо слушать других, не допускайте в их адрес осуждающих реплик, не отвергайте высказанные предложения только потому, что вы с ними не согласны, дайте выразить свое мнение другим, поощряйте активность участников совещаний!
В любых ситуациях сохраняйте самообладание; будьте вежливы отдавая поручения подчиненным.
Будьте внимательны к членам коллектива, замечайте каждый их успех в работе и поощряйте за это. Простое «спасибо», высказанное вовремя, может оказаться не менее приятным, чем денежная премия.
Руководителю, беседующему с сотрудником или посетителем, не следует при этом просматривать бумаги, не относящиеся к делу, без конца говорить по телефону, барабанить пальцами по столу.
Если беседа нежелательным образом затягивается, руководитель может сигнализировать ее окончание вставанием со стула.
Если возникла необходимость наказать кого-то за служебные упущения, будьте справедливы и тактичны. При выборе форм выражения и меры наказания учитывайте возраст, пол и темперамент работника.
Не злоупотребляйте им, не унижайте достоинства подчиненных грубыми придирками, не допускайте перерастания критики в элементарную ссору.
Не преследуйте за конструктивную критику снизу — она избавит вас от ошибок и упущений в работе, укрепит связи с коллективом. Будьте самокритичны — это только укрепит ваш авторитет!
Внешний вид
Секретарь — это сотрудник, которого первым видят посетители. Не только манеры, но и его внешний вид должен соответствовать занимаемой должности.
Одежда
Правила дресс-кода могут быть прописаны в регламенте компании.
Если их нет, то на рабочем месте допускаются:
- Деловой костюм. Он может быть брючным. Если юбка — длина не должна быть выше колен.
- Платья. Однотонная цветовая гамма. Допускается использование пояса (без украшений). На ткани не должно быть рисунков.
- Туфли. Обувь с закрытым передком. Можно носить невысокий устойчивый каблук. Обувь может быть черной или в тон одежды.
- Колготки. Под юбку надевают чулки телесного цвета.
- Спортивная (повседневная) одежда допускается в тех случаях, когда сотрудники компании отправляются на выездное мероприятие. Дресс-код обсуждается заранее.
Костюм подбирают удобный. В наряде допускается комбинирование не больше 3 цветов. Одежда не должна быть вызывающей (глубокое декольте, короткая юбка, прозрачные блузы, зауженные брюки и пр.).
На случай форс-мажорной ситуации секретарю рекомендуется иметь запасной костюм.
Украшения и аксессуары
Находясь на рабочем месте, запрещено надевать вызывающие украшения (бантики, обручи, цветные резинки и пр.). Разрешается не больше 3 аксессуаров (например, брошь, цепочка, кольцо), выполненных в классическом стиле (без массивных декоративных элементов). Они должны иметь нейтральные тона.
Личные вещи секретарь может носить в элегантной дамской сумочке. На руке допускаются часы. Очки могут быть в металлической или черной оправе (или безоправные).
Прическа
Если у секретаря длинные волосы, то на рабочем месте они должны быть уложены в строгую прическу. Разрешается короткая стрижка. Если у сотрудника крашеные волосы, нельзя допускать появления отросших корней. Голова всегда чистая и опрятная.
Макияж
Макияж секретаря не должен быть вызывающим (вечерним). Предпочтение отдают естественным оттенкам. На руках приветствуется короткий маникюр. Грязные ногти не допускаются. При выборе лака отдают предпочтение пастельным тонам.
Почему это важно
Следование общим и индивидуальным правилам поведения на рабочем месте говорит о воспитании человека и позволяет сформировать положительный образ в глазах коллег и руководства
На рабочем месте важно быть приветливым и отзывчивым, создавая комфорт для своих друзей. Выражение внимания к компании и всем ее работникам является важной составляющей успешной и положительной работы, а сделать это лучшего всего соблюдая нормы поведения на рабочем месте. Человек проводит на работе основную часть жизни, поэтому важно позаботиться о благотворной атмосфере и собственном месте в коллективе
Следите за мелочами — приветствия, улыбка, отзывчивость и готовность прийти на помощь
Человек проводит на работе основную часть жизни, поэтому важно позаботиться о благотворной атмосфере и собственном месте в коллективе. Следите за мелочами — приветствия, улыбка, отзывчивость и готовность прийти на помощь. Простые правила воспитания приводят к приятному общению и интересной работе
Простые правила воспитания приводят к приятному общению и интересной работе.
Многочисленные отзывы о соблюдении общепринятых норм поведения на работе свидетельствуют об эффективности применения указанных правил.
Поделиться в соц сетях:
Стандартные вопросы
Вопросы на собеседовании на должность секретаря могут быть примерно в таком ключе:
Ваши планы на ближайшие 5 лет.
Отвечайте обтекаемо, например, хотелось бы продвинуться по служебной лестнице, занять более серьёзную, ответственную должность.
Никогда не говорите, что хотите открыть своё дело, даже если это в ваших ближайших планах.
Самые важные для вас моменты в работе. Назовите социальные гарантии, благожелательную атмосферу в работе, хорошая организация рабочего места.
Лучший с вашей точки зрения коллектив. Следует ответить, что вы хотели бы работать в команде единомышленников, способных на взаимовыручку, успешной команде настоящих профессионалов.
Ваши недостатки. Не начинайте критиковать себя. Постарайтесь заранее продумать, какие мелкие недостатки могут быть компенсированы положительными качествами, и назовите именно их.
Можно найти такой недостаток, который скорее будет расценен как достоинство. Например, я не могу отказать в помощи коллегам, даже если приходится жертвовать собственными интересами или подолгу задерживаться на рабочем месте.
Ваши неудачи и успехи в работе. Не стоит говорить, что никогда не было промашек в работе, это сразу будет расценено, как обман. Расскажите о каких-нибудь ошибках и о том, чему вы в этой ситуации научились. Рассказывая об успехах, постарайтесь сказать, что успешно справились с задачей, благодаря руководителю и коллективу.
Почему мы должны взять на работу именно вас? Акцентируйте внимание на умении работать быстро и качественно, умении организовать работу руководителя, способности сглаживать конфликты и налаживать контакты с партнёрами организации. Вас обязательно спросят о возможности переработок и вашем отношении к ним
Начните с ответа, что «впрочем, вы готовы», но при этом поинтересуйтесь, как часто это может случаться. Не стоит сразу кивать согласно головой и говорить, что вы согласны работать день и ночь за ту же зарплату
Вас обязательно спросят о возможности переработок и вашем отношении к ним. Начните с ответа, что «впрочем, вы готовы», но при этом поинтересуйтесь, как часто это может случаться. Не стоит сразу кивать согласно головой и говорить, что вы согласны работать день и ночь за ту же зарплату.
Сохраняйте чувство собственного достоинства. Если вам озвучат перспективу именно практически круглосуточной работы, подумайте, устроят ли вас такие условия.
С целью демонстрации кругозора, могут спросить о прочитанной книге, любимом фильме или занятиях в свободное время. Хорошо, если вы назовёте одну профессиональную и одну художественную книгу, серьёзный, заставляющий думать фильм.
В плане увлечений беспроигрышным вариантом является активный отдых или занятия спортом. Не говорите, что посещаете ночные клубы, это может не понравиться работодателю.
На вопрос о том, какие у вас есть мечты, не говорите, что их нет, и вы всего достигли в жизни. Назовите что-нибудь экзотическое: побывать во всех столицах, поплавать с аквалангом, прыгнуть с парашютом, совершить восхождение на гору и т.д.
В отдельных публикациях наших экспертов вы найдете рекомендации о том, как успешно пройти собеседования соискателям на должность главного бухгалтера, юриста, медицинского и торгового представителя, экономиста, маркетолога, менеджера по продажам, системного администратора и продавца-консультанта.
История и причины возникновения деловой этики
Для эффективного взаимодействия индивидов их объединений большое значение имеет одинаковое представление о нормах и правилах поведения, определение общих ценностей. Это в полной мере распространяется и на профессиональную деятельность. Этические стандарты взаимодействия в профессиональной сфере выступают гарантами профессионализма, добросовестности, взаимного уважения в деловых контактах.
Этикет начинает формироваться в системе публичного управления – во дворцах, государственных органов. Здесь приверженность определенным правилам поведения выступала инструментом демонстрации почтения к царственным особым. Иными словами, этикет поддерживал иерархическую систему классового общества. Дворцовый этикет выступил базой для формирования в последующем дипломатического этикета.
Деловая этика относительно молодое явление. Утверждение впервые в профессиональной среде этических правил происходило в период развития средневековых цехов в XI-XII вв. Тогда в уставных документах цехов фиксировались первые этические требования к профессиональным и личностным характеристикам трудящихся. При этом необходимо отметить, что в наиболее значимых для общества областях отдельные этические требования начали формироваться еще в глубокой древности, это, например, касается этических кодексов лиц, осуществляющих лечебную деятельность.
В России правила делового этикета начинают складываться в XII в. Так, например, были зафиксированы отдельные этические нормы делового поведения в поучениях Владимира Мономаха. Здесь фиксировалась необходимость социальной ответственности, заботы о нуждающихся, защиты слабых.
Торговая деятельность до XIV в. на Руси в основном имела меновой характер, что актуализировало значение таких личностных качеств купцов как честность, добросовестность – купцы отвечали за качество продукта собственной репутацией.
Существенное влияние на формирование профессиональной этики оказала религиозная этика: принятия христианства утвердило в качестве общезначимых ценностей милосердие, помощь ближнему, благотворительность. Предприниматели стали рассматриваться как определенного рода покровители над наемными работник.
После отмены крепостного права и проведения ряда других реформ для экономического развития государства капиталистические отношения стали активно развиваться, динамика накопления капитала существенно возросла, что привело к притоку в деловую среду большого числа предпринимателей, не готовых соблюдать этические нормы. Это привело к тому, что на длительное время в мировоззрении населения образ предпринимателя приобрел негативный оттенок. Необходимо подчеркнуть, что в отдельных сферах были исключения, например, широкого уважения среди населения обычно добивались фабриканты и другие промышленники, которые характеризовались как люди дела.
Что это такое?
Этикет в России стал более жестко регулироваться и повсеместно внедряться еще при Петре I. В начале 18 века в нашей стране стали перенимать правила поведения с запада. Долгое время был поиск компромисса и внедрение подходящих для менталитета наших сограждан правил. Со временем этикет стал разделяться на светский, военный, религиозный и служебный.
Служебный этикет – это правила поведения в коллективе, которые выражаются в выполнении определенных требований профессионального общения в конкретной организации. Это наиболее часто встречающее определение или понятие делового этикета.
Основные правила
Надо ли стучаться в служебный кабинет по этикету? Если вы заходите в служебное помещение, стучаться не нужно, иначе вы можете поставить сотрудников, находящихся за дверью, в неловкое положение. Стук покажет ваши подозрения, что они могут решать личные проблемы вместо рабочих. Стучать не следует, однако без разрешения входить нельзя. Откройте дверь, войдите в помещение и спросите, можно ли пройти. Не нужно выглядывать из-за двери. Если вам разрешили, проходите дальше. Если вы заходите к начальнику в личный кабинет, разрешения нужно спрашивать у его секретаря. Иногда начальники высказывают пожелания, чтобы подчиненные не входили к нему в кабинет, не предупредив стуком в дверь.
Сотрудники должны тщательно выбирать темы для разговоров, не этично обсуждать друг друга за спиной и «перемывать косточки» руководителю.
Не сушите зонт в расправленном виде посреди кабинета. Найдите укромное место, где он никому не будет мешать, а лучше повесьте его на вешалку, предварительно удостоверившись, что он не закапает ничьи вещи.
Воспитанные люди не проходят в офис в верхней одежде, не кладут ее на стол и не вешают на спинку стула. Всю верхнюю одежду нужно оставлять в гардеробе. Исключение – вы заскочили на три минуты по срочному делу.
https://youtube.com/watch?v=BxzojLpVGfc
Телефон телефону рознь
Если мы говорим о личном телефоне, то пусть он будет на режиме вибро или тихой мелодии, чтобы не отвлекать окружающих посторонними звуками. Работа — не самое подходящее место для разговоров о личных делах, поэтому либо уходим в укромное место, либо откладываем это на послерабочее время. На важных переговорах, деловых встречах в кафе и ресторанах телефону не место на столе.
В использовании рабочего телефона тоже есть свои нюансы. Если звоним мы, то обязательно представляемся и спрашиваем, удобно ли разговаривать. В будние дни не рекомендуется совершать деловые звонки в первый и последний часы работы.
Если мы находимся с кем-то, и звонит рабочий телефон, то всегда спрашиваем разрешения ответить и при необходимости отходим от собеседника, чтобы не отвлекать своим разговором, но не более, чем на 2 минуты.
Причёска
В каждом коллективе найдутся обладатели завидной шевелюры, которой восторгаются окружающие. Получая комплименты, окрылённые дамы стремятся затмить Рапунцель, сооружая на голове замысловатые конструкции или позволяя локонам свободно струиться по плечам. С точки зрения делового этикета, это неправильно.
В крупных фирмах сотрудницам и сотрудникам рекомендуется иметь аккуратную прическу без излишеств. Если ваши волосы ниже плеч, соберите их в хвост, косу или пучок. И не злоупотребляйте укладочными средствами, ведь некоторые из них имеют специфический аромат, неприятный для окружающих.
Обязанности секретаря
В зависимости от структуры организации, уровня руководителя и линейной подчиненности, функции помощников разнообразны — от технических до информационно-аналитических, распорядительных и руководящих. Должностные обязанности при работе секретарем в ЕКС приведены списком и по видам функций не классифицируются.
В профстандарте 07.002 через обобщенные трудовые функции прослеживаются возможные стадии профессионального роста. Требуемый уровень образования — от среднего профессионального до высшего с программами профпереподготовки и стажем от 3 лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
| Название должности по профстандарту | Секретарь-администратор | Делопроизводитель | Секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, стенографистка | Помощник руководителя |
|---|---|---|---|---|
| Выполняемая обобщенная трудовая функция | Организационное обеспечение деятельности организации | Документационное обеспечение деятельности организации | Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации | Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации |
| Требуемый уровень образования | Среднее общее, профессиональное обучение | СПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки | Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности или СПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки | Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности |
| Условия допуска к работе и требования к стажу | Нет | Нет | Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании | Не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации |
Радел, описывающий, чем занимается секретарь, его должностные обязанности, подготовленный на основе профессионального стандарта, имеет особую структуру — трудовые действия (должностные обязанности) раскрывают содержание выполняемых трудовых функций сотрудника.
Подготовленная на основе стандарта должностная инструкция состоит из традиционных разделов и одного нового — в нем перечисляются функции секретаря руководителя в организации, которые в стандарте носят названия «обобщенные». Должностные обязанности описываются как трудовые действия, объединенные в однородную группу трудовых функций сотрудника. Выглядит это следующим образом.
Концепция делового этикета
Современный деловой этикет — это свод правил поведения, принятых в деловой среде, и в нем нет ничего лишнего, ничего, что могло бы повлиять на бизнес. Напротив, деловой этикет — это инструмент, повышающий эффективность коммуникации, создающий партнерские отношения и эмоциональный комфорт.
Этикет основан на уважении к людям. Он возник как придворная церемония во время правления французского короля Людовика XIV (1638-1715). Его царствование было расцветом французского абсолютизма. Людовику XIV мы обязаны именем «этикет».
На приемах во дворце Людовик XIV вручал гостям открытки с письменными правилами поведения. От названия «карты» — на этикетке появилось слово «этикетка».
Родившийся в Версале в 16 веке, он начал распространяться по всему миру и проник во все языки без перевода и специальных комментариев.
Этикетка регулирует то, что является приемлемым и допустимым в конкретном обществе или группе людей, а что нет. В отличие от моральных норм, это своего рода неписаное человеческое согласие.
Этикет предполагает, что нужно говорить правду и быть вежливым. В этикете сказано, что имущество казначейства не должно использоваться в ненадлежащих целях. Незнание этикета, неуклюжесть, уверенность в себе препятствуют развитию разговоров в правильном направлении, ограничивают инициативу и тормозят человеческое поведение в любой среде.
Правила делового этикета помогают объединить экономические и финансовые интересы предпринимателей, помогают в налаживании деловых отношений с иностранными партнерами. Знание делового этикета является основой предпринимательского успеха.
По словам Д. Карнеги: «Успех человека в его финансовых делах зависит на пятнадцать процентов от его профессиональных знаний и на восемьдесят пять процентов от его способности общаться с людьми».
Этикет в деловом поведении экономически выгоден. Многие успешные компании требуют от своих сотрудников безупречных деловых манер для развития своего уникального фирменного стиля. Таким образом, они создают конкурентное преимущество, которое отличает их в глазах клиентов и партнеров.
В цивилизованном мире деловой этикет считается экономической категорией. Когда это наблюдается всеми сотрудниками компании на всех уровнях, в коллективе создается дружеская, приятная атмосфера, улучшается психологический климат, уменьшается количество конфликтов, повышается производительность труда, рабочее время используется более рационально и т.д.
Цена некультуры и грубости может быть рассчитана и выражена в деньгах.
Существует также известная аксиома менеджмента: только удовлетворенный внутренний заказчик может создать удовлетворенного внешнего заказчика.
Другими словами, если внутри компании сотрудники (внутренние клиенты) не соблюдают деловой этикет, если босс не считает необходимым показывать хорошие деловые манеры, а сотрудники не удовлетворены стилем управления и качеством диалога в коллективе, то неудивительно, что такие недовольные внутренние клиенты проявляют холодность, равнодушие, а иногда и грубость по отношению к внешним клиентам.
Необходимо обучать хорошим деловым манерам сотрудников на всех иерархических уровнях компании. Бессмысленно обучать только менеджеров и предполагать, что они придут на работу после обучающего семинара и передадут новые знания своим подчиненным.
Знание делового этикета и умение вести себя культурно — основа предпринимательского успеха.
