Основы ведения письменного общения в бизнесе

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

• правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
• вежливое обращение;
• грамотность, краткость и лаконичность информации;
• указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

• ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
• невежливое обращение;
• искажение или пространное изложение информации.

Бланк письма и языковые формулы

Фирменный бланк письма – лицо компании, поэтому его обязательные атрибуты – грамотность, точность реквизитов, внешняя аккуратность и скромная оригинальность оформления.

Будь то угловой или продольный вариант бланка, обязательно должны легко читаться полное название организации, почтовый, фактический и официальный адрес, телефон, факс, электронные адреса и адрес официальный электронной страницы. Перечень реквизитов строго не регламентируется, однако полнота данных всегда выглядит более выигрышно.

Для справки: Желательны и сведения о регистрации корреспонденции – о дате, номере в перечне, о конкретном исполнителе, подготовившем к отправке документ. Если это письмо-ответ, то необходима отсылка к письму-запросу.

В деловом письме возможно и указание на жанр, что упрощает оформление корреспонденции: информационное письмо, предложение, запрос, ходатайство, извинение, соболезнование, благодарность.

Письмо на официальном бланке организации

Первая часть письма – обращение, формула которого содержит имя и отчество адресата или более официальный вариант – слово «господин»:

• Уважаемый Фёдор Фёдорович!
• Уважаемый господин Смирнов!
• Уважаемый господин директор!

Основная часть письма – информативная – содержит краткое, понятное и ёмкое сообщение и чёткие задачи: сообщить сведения, уточнить информацию, решить вопрос с поставками и другое. Если в письме содержится отказ, то первую половину корректно начать с понятного и доказательного обоснования. Языковые формулы могут быть различны, в зависимости от выбранного тона:

• Компания просит рассмотреть вопрос…
• Президент и совет директоров просят проинформировать о …
• Прошу рассмотреть возможность…
• Просим ответить как можно скорее…

Заключительная часть письма – благодарность, извинения, уверения в скорейшем решении вопроса, надежда на дальнейшее сотрудничество.

Деловые письма требуют соблюдения должностного порядка: если в письме необходима подпись руководителя, то оно должно быть подписано именно руководителем (в крайнем случае, его заместителем).

Практика написания и анализ своих писем

Для того, чтобы стать успешным ведущим деловой переписки, важно не только изучать правила и принципы ее написания, но и регулярно практиковаться в написании своих писем и анализировать свои ошибки. При написании письма следует обязательно проверять его на соответствие стандартам деловой переписки: корректность, ясность и лаконичность выражения мыслей, отсутствие грамматических и пунктуационных ошибок

Также важно учитывать контекст и аудиторию, для которой адресовано письмо

При написании письма следует обязательно проверять его на соответствие стандартам деловой переписки: корректность, ясность и лаконичность выражения мыслей, отсутствие грамматических и пунктуационных ошибок

Также важно учитывать контекст и аудиторию, для которой адресовано письмо

После отправки письма следует его проанализировать, выявить ошибки и запомнить правильное написание слов, формулировок, грамматических конструкций, которые были использованы не корректно.

Если вы заметили, что часто допускаете одни и те же ошибки, можно составить список наиболее типичных ошибок и при следующих написаниях писем обязательно его использовать для контроля.

Также полезно изучать примеры деловых писем других людей, чтобы улучшать свои знания и навыки. Интернет-ресурсы и книги помогут вам в этом деле.

Итак, практика написания и анализа своих писем – важная составляющая процесса развития навыков деловой переписки. Обязательно уделяйте ей достаточно времени и упорства, и вы обязательно станете успешным ведущим деловых переговоров и переписки.

Грамотность

Больная тема в Интернете. Каждое второе письмо, которое я получаю на свою почту, содержит грубые грамматические ошибки. А о пунктуации вообще говорить нет смысла – хорошо, если хоть какие-то знаки препинания присутствуют.

Проблема даже не в том, что народ у нас малограмотный. Просто одни не являются носителями языка, другие же плохо умеют печать на клавиатуре и допускают ошибки только поэтому. Многие, кстати, по причине не очень хорошего зрения.

Не следует относиться к этому слишком строго, но в своих письмах старайтесь писать грамотно. Несколько простых советов:

• Каждое предложение должно начинаться с большой буквы. Чтобы ее набрать, удерживайте клавишу Shift.
• В конце каждого предложения должна стоять точка. В русской раскладке клавиатуры она находится в нижем ряду справа (перед Shift).
• Для печати запятой удерживайте Shift и нажмите клавишу с точкой.
• Не ставьте пробел перед запятой или точкой. Пробел должен быть после них.

И еще один совет для тех, кто хоть чуть-чуть умеет пользоваться текстовым редактором Word (Writer). Напечатайте сначала письмо в этой программе. Она подчеркивает красной линией ошибки и, нажав по такому слову правой кнопкой мышки, его можно исправить.

Готовый текст скопируйте и вставьте в поле для текста письма. Но перед вставкой следует отключить форматирование, чтобы он добавился без оформления из программы Word (Writer).

В почте mail.ru для этого нужно нажать на надпись «Убрать оформление» вверху.

В Яндекс.Почте – кнопку «Отключить оформление» справа.

После вставки оформление можно снова включить.

Внимательность и корректность в выборе слов и формулировок

При написании деловых писем важно проявлять внимательность и корректность в выборе слов и формулировок. Необходимо учитывать, что письма могут быть прочитаны разными людьми, и они могут иметь разные взгляды на происходящее

Слова и выражения, которые считаются обычными в повседневной жизни, могут быть неприемлемыми в деловой переписке. Например, использование жаргонных слов или выражений может создать неприятное впечатление.

Кроме того, необходимо обращать внимание на тональность письма. Слишком жесткое выражение мнения или оскорбительные слова могут навредить деловым отношениям и негативно повлиять на результативность переговоров

Для избежания недоразумений и конфликтов необходимо проявлять уважение к адресату и выбирать такие выражения, которые не вызовут негативную реакцию

Кроме того, важно изучать культуру коммуникации конкретного делового партнера, чтобы не нарушить его нравы и традиции

Используйте слова и выражения, которые соответствуют официальной бизнес-лексике;
Избегайте оскорбительных выражений и тем самым вызова недовольства;
Учтите культуру коммуникации конкретного делового контрагента;
Не переходите на личности и сохраняйте формальный тон;
Уделяйте внимание вежливости и уважительному отношению к адресату.

Зачем нужна

Нередко сотрудники путают дружеское общение с деловой перепиской и, общаясь на рабочие темы, используют жаргон и разговорную лексику, которая в работе недопустима. Электронная переписка зря считается более неформальной, в сравнении с бумажной. Она точно так же может стать основанием для разрыва отношений с компанией и даже быть свидетельством в судебных делах.

Ошибки в электронной переписке могут стать основанием для разрыва отношений с компанией.

Электронная переписка должна строиться по определенным правилам. Их соблюдение призвано показать партнеру компетентность человека и его настрой на серьезную работу. Современный менеджер просто обязан усвоить особенности деловой переписки, чтобы поднять свой культурный уровень и улучшить имидж. А это, в свою очередь, положительным образом отразится и на репутации всей компании.

Особенности оформления делового письма

Официальное письмо — это не просто текст на бумаге или в электронном виде. Его оформление должно соответствовать определенным правилам, чтобы оно выглядело профессионально и информативно.

Первым шагом в оформлении делового письма является правильное указание адресата и отправителя. Эту информацию необходимо разместить в шапке письма, на одном уровне.

Содержание письма также должно соответствовать определенным правилам. Каждый параграф должен содержать только одно предложение, а лучше повторить в нем основную мысль письма.

Важное значение имеет использование правильных формул приветствия и прощания. Также необходимо указать тему письма в его заголовке

Тема должна быть краткой и информативной, чтобы адресат мог сразу понять, о чем идет речь.

Если письмо содержит приложение, то необходимо указать это в теле письма и приложить файлы внутри письма, а не в виде ссылок на облачные хранилища или файлообменники.

Необходимо использовать четкий и лаконичный язык, не стоит употреблять слишком много сленга и жаргонных выражений. При необходимости необходимо использовать специальные термины, но объяснить их значение, если адресат может не знать их.

Все письмо должно иметь четкую структуру. Для этого рекомендуется использовать нумерованные и маркированные списки. Это значительно облегчит восприятие информации адресатом.

Нормы и правила ведения деловой переписки

Поскольку корреспонденция — это особый жанр письменной речи, призванный избегать недопонимания, в таком общении нужно соблюдать правила и нормы.

Краткое изложение информации

Участники бизнеса ценят время и стараются его эффективно использовать. Краткое изложение информации помогает сэкономить время читателя, что производит на последнего благоприятное впечатление.

Проверка на орфографию и пунктуацию перед отправкой

Письмо с орфографическими и пунктуационными ошибками выглядит непрофессионально. Оно в прямом смысле портит репутацию отправителя. Современные офисные программы позволяют проверять текст перед отправкой.

Обязательный ответ при получении, оперативность

Бизнес — это эффективное использование времени, о чем нужно помнить при общении. Хотя правила хорошего тона позволяют отвечать на письмо в течение 2 дней, лучшее впечатление производит как можно более быстрый ответ.

На деловые письма обязательно нужно отвечать.

Применение цитирования

В целях убедительности и достоверности в деловой корреспонденции используется цитирование. Это может быть как повторение фраз из предыдущего письма, так и включение фрагментов законодательных актов.

Комментарии к приложенным документам

В тексте содержатся комментарии к приложенным документам, если они есть. Это делается в целях все той же экономии времени адресата, чтобы ему не приходилось самому разбираться с приложениями.

Ссылки

Ссылки облегчают чтение документа, особенно если он объемный. Кроме того, письмо, содержащее ссылки, выглядит более достоверно. При использовании сторонних источников на них обязательно ссылаться.

Интервал и шрифт

Для лучшей читаемости письма абзацы должны быть разделены дополнительным пространством, оптимальный междустрочный интервал — полуторный. Гарнитура используется Times New Roman, размер шрифта — 14 для текста и 12 для таблиц.

Приветствие по имени и отчеству

В российской традиции делового общения допускается единственно верный формат приветствия — по имени и отчеству. Обычно не используется фамилия, как в английском языке.

Принято на первое место ставить имя, затем отчество: «Иван Петрович», «Надежда Николаевна». Можно встретить обращение «господин» или «госпожа».

Отсутствие назойливости

В любом виде общения назойливость крайне неприятна, а в бизнесе тем более. Уговаривать и упрашивать, повторять несколько раз одну и ту же просьбу — признак непрофессиональности автора или его неуважительного отношения к адресату.

Благодарность

Не лишним будет и отблагодарить читателя письма за уделенное внимание или за ответ на предыдущее обращение. Это правило — норма вежливости

Возможно и поблагодарить читателя письма.

Отзеркаливание стиля собеседника

В деловой письменной коммуникации допустимо некоторое отзеркаливание стиля собеседника, если там нет явных ошибок. Такой психологический прием позволяет настроиться на одну волну с читателем, добиться доверительных отношений.

Общие сведения об этикете деловой переписки

Деловая переписка – это неотъемлемая часть образа компании и делового человека. Деловая переписка позволяет установить контакт и поддержать связь между партнерами. Предпочтительная форма установления контакта – письменная, поскольку в рамках делового общения часто необходимо общаться на расстоянии и при этом транслировать максимум информации адресату.

При этом в деловой переписке соблюдение правил и требований обязательно не только в общем, но и в деталях и мелочах.

Существует ряд принципов, касающихся этикета деловой переписки, в их числе:

• уважительность и вежливость;
• ясность целеполагания;
• ориентация на контактность и результат;
• ответственное отношение к чужому времени и обязательствам;
• точность и последовательность.

Эти требования не отличаются оригинальностью, но их исполнение гарантирует конструктивность взаимодействия с партнерами и клиентами. Этикет делового общения в принципе регламентирует все виды взаимодействия между людьми, поскольку с ним может быть связана любая жизненная ситуация.

Получи помощь с рефератом от ИИ-шки

ИИ ответит за 2 минуты

Многие компании используют бланки писем и языковые формулы.

Определение 1

Фирменный бланк письма – это лицо компании, которое должно оличаться грамотностью, точностью реквизитов, внешней аккуратностью, скромностью оформления.

Бланк может быть угловым и продольным, но он обязательно должен читаться легко, содержать полное название организации, фактический и почтовый адрес компании, телефон факс электронный и официальный адрес, телефон.

Необходимо отметить, что перечень реквизитов строго не регламентирован, но их полнота всегда делает бланк официального письма более выигрышным, а также настраивает на длительное и полноценное взаимодействие всех участников контакта.

Также желательно указывать сведения о регистрации корреспонденции, а именно дату, время, номер, фамилию, имя, отчество исполнителя той или иной профессиональной задачи. Если письмо относится к типу письмо-ответ, то лучше сформулировать отсылку к письму-запросу.

Деловое письмо по жанру может быть письмом:

• информационным,
• предложением,
• запросом,
• ходатайством,
• извинением,
• благодарностью,
  *соболезнованием.

Принципы и средства делового общения

Принципы делового общения:

Деловые контакты характеризуются межличностностью. Общение касается обсуждаемых, интересуемых стороны тем, а также демонстрирует отношение друг к другу.

Деловая коммуникация всегда строится на достижении какой-то цели.

Общение происходит непрерывно. Даже если оппонент молчит, о том, что он, к примеру, думает, можно понять из особенностей его поведения. Любое поведение способно нести в себе ту или иную информацию.

В процессе общения происходит не только информационный обмен. Оппоненты в ходе коммуникации корректируют свои взаимоотношения.

При коммуникации используются те или иные средства общения: вербальные и невербальные. К вербальным относится речь. У делового человека она должна отличаться точностью, понятностью, правильностью, чистотой, краткостью. Сюда же следует отнести умение слушать. От степени владения этим умением всегда зависит результат делового общения. Если человек не умеет слушать, то он не сможет общаться с партнерами, коллегами, клиентами так, чтобы общение было результативным и эффективным.

Важно! Культура речи и деловое общение – неотъемлемые друг от друга понятия. К невербальным средствам относится интонация, жесты, мимика, позы и пр

Причем в деловом мире всем перечисленным моментам придается даже больше значения, чем словам. Для бизнесмена не только важно контролировать свое невербальное поведение, но и уметь правильно оценивать мимику, жесты, позы оппонента в деловом разговоре, беседе и т.д

К невербальным средствам относится интонация, жесты, мимика, позы и пр. Причем в деловом мире всем перечисленным моментам придается даже больше значения, чем словам

Для бизнесмена не только важно контролировать свое невербальное поведение, но и уметь правильно оценивать мимику, жесты, позы оппонента в деловом разговоре, беседе и т.д

Речевой этикет

Основа культуры делового общения — это соблюдение правил речевого этикета, оно обязательно для всех видов деловых писем. Это делается не только для того, чтобы текст легко читался, но и для создания хорошего впечатления о компании и поддержания ее имиджа. Речевой этикет важен, как правила поведения при личном общении.

Местоимения

Для придания уважительного тона к адресату обращаются на «вы», обращение на «ты» недопустимо. Чрезмерное использование различных местоимений нежелательно в деловых посланиях, это снижает общий официальный тон письма. Такие слова, как «они», «он», «она» лучше заменять на имена или должности.

Глаголы

В официальном общении активно используются глаголы в страдательном залоге. Так, например, скорее будет написано «вопрос обсуждался», а не «мы обсуждали». Это придает деловой тон речи, делает ее более нейтральной.

Переписка с соблюдением правил речевого этикета.

Вводные слова

Вводные слова в изобилии присутствуют в официальном тексте. При кажущейся избыточности и неинформативности они могут добавить дружественности, показать доброжелательное отношение автора.

Форма делового общения с помощью коммуникативных средств

Кроме личного общения, современные технологии предлагают много вариантов альтернативных форм коммуникации. Они позволяют наладить бизнес-контакты без личной встречи, провести первичные переговоры и даже заключать сделки.

Наиболее распространенные формы коммуникации это:

• телефонные переговоры;
• переписка по почте;
• переписка по электронной почте;
• переговоры по скайпу.

Такие формы коммуникации имеют свои особенности. Прежде всего, это возможность документировать сообщение, что является большим преимуществом при возникновении конфликтных ситуаций и неразрешимых споров. Кроме того, их отличает максимальная оперативность и доступность.

Вступая в такую форму коммуникации, надо придерживаться всех правил делового этикета. Не затягивать разговор, соблюдать нормы вежливости, грамотно выражать мысли.

Не пренебрегайте здоровьем своим и чужим

Начальники должны заботиться о подчиненных. Если у какого-то проекта поджимают сроки, можно попросить сотрудников поработать сверхурочно, но за эту переработку следует давать дополнительный выходной. Если же переработки случаются слишком часто, задумайтесь о том, насколько правильно поставлен процесс работы. Возможно, ваши доверенные люди, которые курируют тот или иной проект, не справляются с поставленной перед ними задачей.

В этике профессионального и делового общения существуют невидимые границы, которыми отделен каждый человек. Эта область называется личным пространством. Нарушать его не следует. Каждый человек должен заботиться о том, чтобы не переступить границы личного пространства коллеги и не довести его тонкую душевную натуру до слез. Такие случаи нередки. В любом коллективе можно встретить энергетических вампиров, которые только тем и занимаются, что портят окружающим настроение.

Список литературы

1. Игебаева Ф.А. Служебная переписка как составная часть деловой коммуникации // Информационная среда и ее особенности на современном этапе развития мировой цивилизации. Материалы Международной научно-практической конференции. – В 2-х частях. – Ч 1. – Саратов, Изд-во ЦПМ «Академия бизнеса», 2012. – С.79 – 81.
2. Игебаева Ф.А. Деловая документация в управленческой деятельности //Мировая наука и современное общество: актуальные вопросы экономики, социологии и права. Материалы международной научно-практической конференции. – 12 декабря 2014. в 2-х частях, Ч.I. Саратов. Изд-во ЦПМ «Академия бизнеса», 2014. – С.124 – 125.
3. Игебаева Ф.А. Деловые коммуникации: практикум. – Уфа: «Башкирский ГАУ», 2013. – 176 с.
4. Карепина А. Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты// А. Карепина/ Издательство: Манн, Иванов и Фербер. – 2012. – 248 с.
5. Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенова Ю.М. Деловая переписка: учебно-практическое пособие // учебное пособие/ М.В. Кирсанова, Н.Н.Анодина, Ю.М.Аксенова. – М.: ИНФРА-М. – 2012. – 132 с.
6. Игебаева Ф.А. Документационное обеспечение управленческой деятельности предприятия. //Основные направления повышения эффективности экономики, управления и качества подготовки специалистов. Сб. статей IX Международной научно-практической конференции. – Пенза: Приволжский дом знаний, 2011. С. 30 – 32.
7. Лагутина Т.М., Щуко Л.А. Деловое письмо. Справочник// учебное пособие/ Т.М. Лагутина, Л.А. Щуко/ – Издательство: Герда. – 2004. – 480c.
8. Игебаева Ф.А. Роль коммуникаций в системе управления. В сборнике: социальные технологии в менеджменте человеческих ресурсов: российский и зарубежный опыт. Сборник материалов I Международной научно-практической конференции. 2004. С.116 – 119.
9. Игебаева Ф.А. Репликация культуры общества в контексте профессионального образования. Северо-Кавказский федеральный университет. Георгиевск, 2013. Том Книга 2. № 11. С. 59-60.
10. Игебаева Ф.А., Леонтьева М.С. К вопросу о необходимости изучения курса «Деловое общение» в аграрном университете. В сборнике: Проблемы и перспективы развития инновационной деятельности в агропромышленном производстве Материалы Всероссийской научно-практической конференции. 2007. С. 251-254.
11. Игебаева Ф.А. «Interpersonal communications» in formation of professional and communicative competences of students of agrouniversity. В сборнике: Science and Education materials of the V international research and practice conference. 2014. С. 45-47.
12. Игебаева Ф.А. Некоторые аспекты документационной деятельности в процессе управления предприятием. В сборнике: Инновационные процессы в управлении предприятием и организациями. Сборник статей IX международной научно-практической конференции. Пенза. 2010. С. 36-39.

Принципы делового общения

Роль делового общения в повседневной жизни индивидов довольно трудно переоценить, ведь оно затрагивает практически все области жизнедеятельности. Деловые коммуникации так же, как и другие виды межличностных взаимодействий имеют свои общие принципы регулирования протекания процессов профессионального общения.

Принципы делового общения включают межличностность общения, его целенаправленность, непрерывность коммуникаций и многомерность.

Межличностность характеризуется открытостью взаимодействия индивидов и многоплановостью. Она базируется на личной заинтересованности индивидов друг к другу. Организация делового общения при таком принципе построения направлена, преимущественно, на профессиональную составляющую процесса, однако не стоит забывать, что оно все равно будет иметь характер межличностного взаимодействия и содержать некий межличностный радикал. Реализация общения при любых обстоятельствах определено не только конкретной деятельностью или обсуждаемой проблемой, но и личностными свойствами собеседников, их взаимоотношениями. Отсюда следует, что любое деловое коммуникационное взаимодействие неотделимо от межличностных взаимосвязей.

Целенаправленность коммуникаций многоцелевая. В ходе общения информационную нагрузку имеет неосознаваемая цель наряду с осознаваемой. Так, например, докладчик ознакамливает присутствующих с проблемным вопросом, при этом преследуя цель довести до сведения участников процесса суть вопроса. Однако наряду с этим на неосознанном уровне у него может быть стремление покрасоваться или продемонстрировать участникам свой интеллект, красноречие и т.п.

Непрерывность заключается в инициации непрерывного делового и межличностного взаимодействия с партнером при попадании в его поле зрения. Так как коммуникация содержит в себе как вербальные элементы, так и невербальные средства делового общения, люди постоянно посылают поведенческие сообщения. Таким сообщениям собеседник придает конкретный смысл, вследствие чего делает соответствующие выводы.

Многомерность основывается на том, что индивиды в различных ситуациях делового взаимодействия не только совершают обмен данными, но таким или иным образом регулируют взаимоотношения. Так как сфера делового общения достаточно разнообразна, то в процессах общения могут осуществляться, как минимум, две стороны взаимоотношений. Одна – заключается в поддержании делового взаимодействия и передаче профессиональной информации. Другая – в передаче эмоционального отношения к партнеру, наличествующего в любом контакте.

Мы в телеграм! Подписывайтесь и узнавайте о новых публикациях первыми!

Частые ошибки

Знание распространенных недочетов при составлении делового письма позволяет избегать их и повышает качество ведения делового документооборота.

Вода в тексте

Лишняя, ненужная информация — частая ошибка. Если удаление какой-то фразы из текста не нарушает его связности и не лишает смысла, то такую информацию можно без ущерба убрать.

Не выдержан официальный стиль

Спутанность в стиле создает неприятное впечатление от письма. Если выдержан нейтральный официальный стиль, то цель общения будет достигнута.

Неправильное форматирование

Неправильное форматирование, отличающееся от общепринятого, затрудняет чтение. В электронном сообщении могут возникнуть проблемы с отображением текста на экране. Избежать этого получится, если работать в популярных программах и браузерах.

Использование строчной буквы в начале предложения

Строчные буквы в начале предложения — недочет, показывающий неграмотность или небрежность автора. Перед отправкой принято проверять орфографию и пунктуацию. Некоторые текстовые редакторы исправляют ошибки автоматически.

Ультиматумы

Использование ультимативных предложений допустимо только в крайних случаях, в некоторых видах претензий. Чтобы не испортить деловую репутацию, избегают резких выражений.

Разные символы, смайлики

Смайлики и другие символы не имеют отношения к деловому общению, они уместны в дружеском чате.

Никаких лишних рисунков и ,тем более ошибок, в деловом письме быть не должно.

Оформление деловых писем

Несмотря на повсеместное использование возможностей электронной переписки, пока еще существует практика отправки деловых писем, отпечатанных на бумаге

И в данном случае очень важно, как выглядит само письмо, так как внешний вид делового письма способен повлиять на представление адресата о компании-отправителе. Поэтому нужно придерживаться следующих норм оформления:

• Деловые письма должны печататься на фирменных бланках желательно из качественной бумаги с указанием полных данных отправителя, при этом они должны быть легко читаемыми;
• Реквизиты отправителя в письме, адресуемом иностранным партнерам, клиентам, необходимо прописывать на английском языке;
• Письмо в конверте следует сгибать по возможности 1 раз и текстом внутрь. Для очень важных писем лучше использовать большой, достаточно плотный конверт, чтобы лист письма не нужно было сгибать;
• На конверте допускается указывать все реквизиты, как и в самом письме, и даже фирменный логотип;
• Адрес получателя указывается только на конверте. При использовании конверта с прозрачным окошком адрес получателя пишется на самом письме в верхнем правом углу. Затем письмо сгибается так, чтобы адрес был виден в прозрачном окошке;
• Адрес отправителя пишется и на конверте, и на листе письма.

Правила делового письма

То, каким образом позволяют себе изъясняться блоггеры – не ваш вариант. Нет оправдания ошибкам и опечаткам. Нельзя утешать себя сложностями с изучением языка еще с детских лет. Необходимо быть максимально требовательным к себе. В противном случае, это составляет неблагоприятную картину о вашей личности и образованности.

Особенность деловой переписки состоит в том, что ошибки в написании слов профессиональной сферы считаются показателем некомпетентности человека в выбранной сфере.

Основные правила:

1. Откажитесь от использования слов, точное определение которых вы не знаете. В крайнем случае – проверяйте их значения по словарям.
2. Избегайте использования специфической терминологии. Некоторые слова могут быть незнакомы собеседнику и ошибочно им истолкованы. Этикет деловой переписки подразумевает в таких случаях давать объяснение терминам и аббревиатурам.
3. Пишите короткими предложениями. Длина и витиеватость конструкций уместна при написании романа, а не при деловых переговорах.
4. Предварительно набирайте сообщение не в теле письма, а в документе на компьютере или интернет-редакторе. Положительным аспектом является автоматическая проверка орфографии и пунктуации текста. Также это исключает случайное преждевременное отправление письма адресату или его потерю из-за закрытия браузера или потери интернета. Работая в Microsoft word, используйте автосохранения материала через определенные промежутки времени.
5. Следует избегать набора сообщения на телефоне или планшете. Существует риск неуместного автоисправления.
6. Проверяйте перед отправкой на ошибки и логичность построения текста. Набранный текст рекомендуется вновь перепроверить через час, временно переключившись на другие дела и забыв о его написании. Это поможет взглянуть на текст с другой стороны, видя все неточности.

Принципы эффективной деловой переписки

1. Ясность и краткость.

Важно, чтобы письмо было понятным и содержало минимум лишних деталей. Используйте ясный и точный язык, который не оставляет места для разных интерпретаций

Конкретно укажите тему письма, не засоряйте текст многословными фразами и ненужными деталями.

2. Вежливость.

Не забывайте о культуре общения. В любом письме должны присутствовать приветствия и благодарности

Также важно использовать формулы вежливости и проявлять уважение к адресату

3. Наличие объективной информации.

При написании делового письма должны присутствовать факты, которые помогут донести нужную информацию и касаются темы обсуждения. Не стоит пользоваться фразами-шаблонами, которые не имеют никакого отношения к делу.

4. Структура письма.

Важно разбить письмо по частям, использовать абзацы и маркированные списки. Деловое письмо должно иметь определенную структуру, которая позволит адресату быстрее и лучше понять суть обращения

5. Определенный ответ.

Если вы ожидаете ответ на свое письмо, не стесняйтесь написать об этом. Не стоит ждать ответа вечно, лучше сделать напоминание через определенное количество времени. Также следует ответить на вопрос, если он был задан в письме.

6. Надежность.

Если вам нужен ответ или действие со стороны адресата, убедитесь, что информация в письме достоверна и точна. Лучше проверить все данные и документы перед отправкой письма.

7. Проверка перед отправкой.

Никогда нельзя отправлять письмо без проверки содержания и орфографии. Ошибки только ухудшат впечатление о Вас и Вашей компании, а также могут неправильно передать смысл сообщения.

8. Не используйте смайлики и сокращения.

В деловой переписке не принято использовать эмодзи и интимности. Также не следует использовать сокращения и аббревиатуры, которые не могут быть понятны адресату.

В заключение

Этика деловой переписки по электронной почте всегда характеризует профессионализм менеджера и компании в целом. Поэтому каждому сотруднику фирмы, который стремится к карьерному росту и уважению партнеров, стоит овладеть навыками переписки с использованием электронной почты. Эти правила выполнять не так сложно, тем более, со временем они дойдут до автоматизма.

Стоит напоследок отметить, что этика в переписке – это не только способ показать свое уважение к партнеру и компетентность, но и отличный рабочий инструмент, который сделает деловое общение эффективным и результативным.