Содержание письма-извинения
Текст письма можно разделить на несколько смысловых частей:
Извинение
Это первый абзац или предложение. Извинения приносятся только один раз в начале письма!
Например:
Уважаемый Александр Олегович!
В связи со сложившейся ситуацией мы хотели бы принести вам свои извинения за действия нашего сотрудника…»
Объяснение причин
В данной части письма вы пишете о причинах, приведших к конфликтной ситуации. Не стоит приукрашивать детали или, тем более, придумывать несуществующие – ни к чему хорошему это не приведёт. Так же желательно избегать таких фраз как «произошло недоразумение», «небольшая проблема», «случайная задержка» и.т.д. Даже если вы считаете, что возникшая ситуация действительно является маленьким недоразумением, то стоит подумать о том, что для клиента это может быть большая неприятность.
Бывает так, что возникает конфликтная ситуация или недопонимание с клиентом/заказчиком. И даже не имеет значения, кто в этом виноват: клиент есть клиент, и, если он недоволен, то будет голосовать рублем и просто больше никогда не обратится в вашу компанию. Да еще и расскажет всем вокруг, как плохо у вас с ним обошлись… Поэтому, если ваша компания заинтересована в сохранении хороших отношений с посетителями, клиентами и покупателями, надо уметь извиняться за вольные, невольные и даже несуществующие промахи. Инструмент для этого – письмо-извинение.
В ситуации конфликта необходимо как можно скорее сгладить острые углы. Одним из обязательных профессиональных качеств менеджера, работающего с людьми, является умение предвидеть официальную претензию, текст которой уже бойко составляется в голове пышущего яростью клиента (хорошо, если в адрес организации, а ведь существуют еще УФАС, Роспотребнадзор и другие, не менее приятные, контролирующие органы), и предотвратить ее появление.
Письмо-извинение является одним из самых сложных писем, относящихся к деловой переписке. Во-первых, крайне сложно удержать равновесие между желанием сохранить неплохие отношения с заказчиком и тем, чтобы ваша компания не «потеряла лицо». Во-вторых, очень часто автор извинений просит прощения не за свои ошибки, а за оплошность подчиненных сотрудников или вовсе работников другого отела. Но в любом случае – извиняться необходимо.
Структура письма-извинения
Письмо-извинение – это вид делового письма, поэтому правила его составления и структура не особенно отличаются от правил составления и структуры любого другого письма. Универсальные правила написания деловых писем описаны здесь.
В теме письма не нужно специально указывать, что это именно извинение. Пусть она будет нейтральной: «О поставке по договору №…», «О подписании акта выполненных работ» и.т.д.
Текст письма-извинения пишется от имени руководителя отдела или, еще лучше, организации. Тем самым демонстрируется, что руководство в курсе проблемы и лично стремится к ее решению. Из этих же соображений лучше обойтись без реквизита «Исполнитель».
Письмо печатается на бланке компании для писем и регистрируется как исходящее в общем порядке.
Извинение перед девушкой своими словами за грубость и причиненную боль
В этой части статьи вы найдете подходящие слова, чтобы попросить примирения перед девушкой! Среди них, несомненно, будет самая подходящая фраза, способная разбить напряжение, которое было создано вашей грубостью и обидой любимой девушки.
Ты для меня навсегда останешься единственным любимым человеком. Можешь ли извинить меня за грубость по отношению к тебе? Теперь понял, что мое поведение было глупым и недостойным твоего хорошего отношения ко мне. Несмотря на это я умудрился тебя обидеть, за что и прошу прощения.
У меня не было намерения причинить тебе боль. Но, похоже, обстоятельства намеревались дать тебе почувствовать, что я это сделал. Пожалуйста, извини меня за то, что своими необдуманными действиями сделал тебе больно. Очень об этом сожалею.
Знаю, что оскорбил тебя, когда говорил грубо и осыпал твою любовь оскорблениями. Но я сделаю все, чтобы загладить свою вину и вернуть твою улыбку. Очень прошу, просто присесть со мной, посмотреть на меня, прислушавшись к моим извинениям. Мне кажется, как только увидишь мое раскаяние, то простишь меня. Я прошу прощения у тебя.
Мне плохо, потому что ты грустишь. Чувствую себя виноватым за причиненную тебе боль, после которой ты стала сомневаться во мне. Прошу прощения, пожалуйста, извини меня. (Уверена, вам понравятся советы, как можно очень быстро поднять себе настроение, когда из-за грусти тебе плохо?)
Я причинил тебе боль своими действиями. А ты причиняешь мне боль, не прощая меня. Прошу давай начнем всё с начала и, прежде всего с моего извинения перед тобой.
Мне жаль, что я так ругался. К сожалению, не подумал, что это может причинить тебе такую боль и оскорбить твои чувства. Теперь эта ошибка дорого мне стоит. Но уверяю что любовь к тебе — это все, что я стремился проявлять с самого начала.
Я был немного пьян, когда сказал все эти неприятные слова. Мне жаль, но мое суждение было полностью размытым. Надеюсь, ты сможешь простить мою бессмысленную вспышку. Мне никогда не хотелось предстать перед тобой в таком виде. Прошу извинить меня.
Как извиниться перед другом или членом семьи
Если вы не хотите потерять дружеские отношения или семейную связь, то следует как можно быстрее приступить к примирительным действиям. Нам крайне сложно извиняться перед папой, мамой, бабушкой, дедушкой, братом, сестрой или другом, подругой так как мы привыкаем, что самые близкие люди знают нас лучше всего и понимают с полуслова. Однако часто случается, что требуются извинения одной из сторон за сложившуюся ситуации, несмотря на то, что она вызвана недопониманием. Даже если вы сомневаетесь или вам это кажется мелочью, стоит извиниться, если вы вдруг обидели или не сразу ответили. Не предпринимать никаких действий – губительная тактика, ставящая под угрозу ваши отношения с близким человеком. Вот советы о том, как стоит извиниться:
- Признайте свою ошибку. Скажите, что вы все испортили и хотите извиниться.
- Расскажите о том, как вы планируете исправить сложившуюся ситуацию.
- Дайте понять, что вы не будете больше так говорить или поступать. Вам нужно не только это сказать, но и быть готовым к тому, чтобы держать свое слово.
- Искренне попросите прощения.
- Напомните близкому человеку, что вы цените ваши с ним отношения. Лишним такое заявление никогда не будет.
Пример извинения перед членом семьи
Дорогая сестра, мне очень жаль, что я критиковала тебя по поводу поведения твоих детей. Это было грубо и несправедливо с моей стороны. Теперь я понимаю, что мне не надо было этого делать.
Я хотела бы загладить свою вину. Приходите ко мне всей семьей на вечер настольных игр. Я буду рада вас видеть и получу огромное удовольствие от вашей компании.
Надеюсь, что ты сможешь меня простить. Ты часть меня и я не хочу терять тебя и нашу близость. Я позвоню тебе через пару дней. Хочу оставить свою ошибку в прошлом и жить дальше.
Пример извинения перед другом
Для того, чтобы загладить вину перед другом – важно принести глубочайшие извинения и постараться максимально исправить ситуацию. В знак извинения можно принести что-то взамен утраченного или показать как хорошо вы знаете друга и предоставить что-то любимое
Дорогая Анна, я чувствую себя ужасно из-за случившегося. Мне жаль, что я взяла без спроса твой любимый шарф и потеряла его. Я не должна была так поступать.
Надеюсь, что ты сможешь найти силы простить меня и согласишься принять от меня подарок. Это новый шарф и сертификат на покупку в магазине аксессуаров.
