Извинения на английском языке в деловой переписке

Деловая переписка на английском языке: фразы и советы

Соловьева Елена, менеджер проектов в компании Лаборатория Касперского, специально для блога Нетологии поделилась советами о том, как вести деловую переписку с иностранными коллегами и партнерами на английском языке. Статья участвует в конкурсе.

Электронные сообщения дают возможность быстро обмениваться информацией на больших расстояниях. По скорости передачи идеи это приравнивает их к телефонному разговору. Однако электронные письма сохраняются на почтовых серверах и используются как печатное свидетельство наших слов. Поэтому электронная переписка требует ответственного отношения.

Задача становится сложнее, если вы общаетесь на неродном английском языке с представителями других культур

В статье я поделюсь, на что в этом случае обратить внимание, как избежать ошибок и достичь взаимопонимания с иностранными коллегами и партнерами

Apologizing phrases

I’m terribly sorry for what I said to you – мне ужасно жаль за то, что я сказал тебе.
I deeply regret my actions yesterday – я глубоко сожалею о вчерашнем поступке
Please accept my sincerest apology – пожалуйста, примите мои самые искренние извинения
I’m so very sorry for what I did — мне очень жаль за то, что я сделал
I was in the wrong when I said those things to you – я был неправ, когда сказал тебе это
I did not mean to hurt you and now I regret it – я не хотел обидеть тебя, и сейчас я сожалею об этом.
It was wrong of me to behave that way and I’m sorry – было неправильно с моей стороны вести себя таким образом, и мне жаль
Nothing I say or do will take that action away, but now I want to make it up to you by apologizing- ничто не изменит случившегося, но я хочу загладить вину извинениями.
I realize my mistake now and I’m sorry – я понимаю свою ошибку и прошу прощения
I hope you can forgive me – я надеюсь, вы сможете меня простить
I apologize wholeheartedly – я искренне прошу прощения (wholeheartedly — искренне)
I hope we can still be friends – надеюсь, мы все еще друзья
I’m ever so sorry – мне так жаль
That’s my bad – это очень плохо с моей стороны
Oh! I’m sorry! – извините!

Мы также говорим “sorry”, когда хотим показать симпатию по отношению к другому, поддержать его в трудную минуту, а если у него горе – “sorry” – это соболезнование.

I’m sorry about your father’s death – сожалею о смерти вашего отца
I’m sorry to hear that you lost your job – мне жаль, что вы остались без работы
I’m sorry to hear that you have been ill recently – мне жаль, что вы недавно болели.

Приложения к письму

Please see the attached file … Пожалуйста, смотрите прикреплённый(приложенный) файл …
We enclose / are enclosing … Мы прилагаем …
We are attaching to this letter… Мы прилагаем к этому письму…
We are sending you … under separate cover Отдельно направляем Вам …
Please enclose … with your reply … Просим приложить к Вашему ответу …
Enclosed you will find a copy of the contract. Копия договора прилагается.

Формальные связки

Соединительные словосочетания структурируют деловую переписку.

Apart from the above … Помимо вышеуказанного …

As requested by you … В соответствии с Вашей просьбой…

At the same time we would like to remind you that… Одновременно хотели бы напомнить Вам, что…

Besides … Кроме того …

First of all / In the first place … В первую очередь …

Please note that … Просим принять во внимание, что …

Further to the above … (In addition to the above …) В дополнение к вышеуказанному …

In accordance with the contract inclosed … В соответствии с прилагаемым контрактом …

In case of your refusal… В случае Вашего отказа…

In case of your failure to make payment… В случае неуплаты…

In case of delay in delivery (in payment) … В случае задержки в поставках (в уплате)

In fact … Фактически …

In this connection … В связи с этим …

In connection with your request … В связи с вашей просьбой …

In view of the above … Ввиду вышеизложенного …

It is self understood …It goes without saying … Само собой разумеется, что …

On the other hand … С другой стороны …

Otherwise we shall have… В противном случае мы будем вынуждены…

Moreover … Более того …

Nevertheless … Тем не менее …

The matter is/ The point is … Дело в том, что …

To avoid delay in … Во избежание задержки в …

Under the… enclosed… В соответствии с прилагаемым…

We are sure (confident) that… Мы совершенно уверены, что…

We are taking the opportunity to remind you that … Пользуясь возможностью напомнить, что …

We cannot accept your point of view for the following reasons… Мы не согласны с Вашей точкой зрения по следующим причинам…

We think/believe … Мы считаем, что …

We have (no) difficulty in… Мы (не) испытываем трудности в…

We have to admit that… Необходимо признать, что…

We find (consider) it necessary (important, reasonable) to note … Считаем необходимым (важным, целесообразным) отметить …

We wish to bring to you notice that / We would like to note that / We would like to note that … Обращаем ваше внимание на тот факт, что …

We would welcome the opportunity… Мы были бы рады иметь возможность…

You state (write, are writing) in your letter that … В Вашем письме Вы заявляете, что …

Тест на уровень английского языка Englex

Авторский тест на определение уровня английского языка онлайн-школы «Инглекс» — это комплексная проверка ваших знаний в четырех областях: грамматике, словарном запасе, чтении и восприятии речи на слух. ️Начать тестирование!

Сокращения, используемые в электронных письмах

AAMOF As A Matter Of Fact в сущности
AFAIK As far as I know насколько я знаю
BTW By The Way кстати
CU see you увидимся
F2F face to face наедине
FOAF Friend of a Friend из третьих рук
FYA For Your Amusement к вашей радости
FYI For Your Information к вашему сведению
HSIK How Should I Know? понятия не имею
IMO In My Opinion по моему мнению
IMHO In My Humble (Honest) Opinion по моему скромному мнению
IOW In Other Words иными словами
IWBNI It Would Be Nice If хорошо бы
KIS Keep It Simple говори проще
NRN No Reply Needed ответ необязателен
OS Operating system операционная система
OTL Over The Line сверх положенного
OTOH On The Other Hand с другой стороны
R Received получено
TFS Thanks For Sharing спасибо за ссылку
TIA Thanks in Advance заранее благодарен
WOBTAM Waste of Bloody Time and Money потеря времени и денег
WRT With Respect To с уважением к

Dear Partners,

Best regards, Nina Simone

Основная часть

Во втором-третьем абзаце опишите суть вашего письма. Старайтесь быть лаконичными: если вам хватит одного абзаца, чтобы изложить основную мысль, не добавляйте к письму еще один «для солидности». Само содержание основной части делового письма зависит от ваших целей: откликаетесь ли вы на вакансию, подаете ли вы жалобу или заявление об увольнении или же предлагаете товар или услугу клиенту.

Кстати, именно в «теле» письма стоит сообщать о плохих новостях вашему адресату. Наиболее «гуманные» способы сделать это по-английски:

We/I regret to inform you that… — Мы/я с сожалением информируем/ю вас…
I’m afraid it would not be possible to… — Я боюсь, что не представится возможным…
Unfortunately, we are unable to… — К сожалению, мы не можем…
It is with great sadness that we inform you that… — С огромным сожалением мы…
After careful consideration we have decided to… — После подробного обсуждения / тщательного рассмотрения мы решили…

Полезные советы общего характера

Проверяйте письма на грамматические и стилистические ошибки. Перед отправкой или распечаткой еще раз полностью перечитайте. Если послание отправляют несколько человек, пусть внимательно прочитает каждый. Также проверьте с помощью автоматических онлайн-сервисов, среди которых получает хорошие отзывы Grammarly. В принципе, MS Word последних версий тоже неплохо проверяет отдельные слова, если включена опция «проверка орфографии». Но сервисы, работающие онлайн, иногда способны выявлять и такие ошибки, как неправильное построение предложений.

Используйте в деловой корреспонденции только традиционный черный цвет и удобный для чтения размер текста. Общепринятым считается шрифт Times New Roman с засечками на буквах по краям, облегчающими зрительное восприятие. В крайнем случае (использование ссылок на веб-страницы) выделяйте адреса синим цветом. Категорически не следует использовать разные оттенки красного, который сигнализирует об опасности, и подсознательно вызывает раздражение. Тогда как другие цвета могут просто слабо выделяться на белом фоне, и читать утомительно для глаз.

Вставлять изображения, фотографии, рисунки и прочую графику можно, только если вы абсолютно уверены, что это необходимо, с учетом специфики деловой переписки. В противном случае графические материалы прилагаются на отдельных листах.

Пишите четко и понятно, без сложных предложений или составных глагольных времен. Исключение из этого правила составляют стандартные вводные фразы для различных разделов письма. Но когда уже переходите к сути, прекращайте излишнее красноречие. Если из предложения можно убрать какие-то слова, однозначно сохранив прежний смысл, лучше так и поступить. Уберите предлоги, не изменяющие значение соседних глаголов и существительных. Или используйте другие слова, аналогичные по сути, но не требующие предлогов.

Даже при общении с хорошо знакомыми коллегами и партнерами следует соблюдать деловой стиль. Пусть даже вы интересуетесь здоровьем жены и детей собеседника, делайте это вежливо, по всем правилам приличия. Вместо приветствия «Hi» однозначно нужно употреблять «Hallo». Неуместен жаргон, употребление малопонятных местных диалектов наподобие австралийского, шутки и личные комментарии. Все фразы на английском для деловой переписки должны вызывать ощущение принадлежности к бизнесу или корпоративной среде.

Не используйте восклицательные знаки. Они смотрятся странно в деловых письмах

А если их много, то еще и девальвируются – адресат перестает воспринимать восклицание, как нечто важное. Но наверняка составит мнение об отправителе, как о неграмотной или некультурной личности.

Краткость – сестра таланта. Считается, в хорошем деловом письме должно быть как минимум 5 предложений, чтобы оно не казалось слишком грубым. Стоит ли писать больше – зависит исключительно от насущной необходимости. Пожелание писать коротко также касается слов, предложений и абзацев. Но неуместны сокращения и аббревиатуры, принятые в электронной почте, на форумах или у пользователей смартфонов. Деловая переписка на английском или русском языке также лишена смайликов.

Активное действие лучше пассивного. Это касается употребления глаголов в разных формах. Лучше отказаться от пассива, который по-русски называется страдательным залогом. Т.е. писать – John sent me letter, вместо Letter was sent by John. Думайте со стороны активного субъекта, совершающего действие.

Тело письма. Способы вежливого обращения

В первой строке адреса пишется имя и фамилия получателя, если они вам известны. Перед инициалами получателя обычно ставится форма вежливого обращения. После него могут писаться имя и фамилия корреспондента или его инициалы и фамилия, но, ни в коем случае, не одна фамилия.

Например:Mr. J.R. Tolkien,Mr. John Tolkien, но не Mr. Tolkien

Другие формы вежливого обращения:

Mrs. — должностное лицо — замужняя женщина,Miss — должностное лицо — незамужняя женщина,Ms. — должностное лицо — женщина, чье семейное положение вам не известно,Messrs (сокр. от messieurs “господа”) — используется при адресации к двум или более мужчинам.

Существует множество других форм вежливого обращения. Это ученые и медицинские степени, воинские звания, аристократические титулы.

Если имя получателя неизвестно, то просто указывается его должность или отдел.

В деловой корреспонденции приняты следующие сокращения названий стран:

UA -УкраинаRU — РоссияUS — СШАGB — ВеликобританияCA — КанадаFR — ФранцияIT — ИталияJP — ЯпонияG — ГерманияDM — Дания

Вступительное обращение (приветствие) должно быть полностью согласовано с наименованием получателя в пункте “адрес”.

Письмо адресуется одному человеку (мужчине) — Dear Sir “Уважаемый господин”.

Вы адресуете письмо фирме в целом или нескольким лицам, то используйте обращение Dear Sirs “Уважаемые господа” или Gentlemen.

Обратите внимание, что в американских письмах после обращения ставится двоеточие, а в английских — запятая. Если ваше письмо адресовано женщине, то обращайтесь к ней как Dear Madam, а не Dear Miss, так как это будет звучать некультурно

Обращение к женщинам звучит как Mesdames.

Если пол адресата вам неизвестен, то пишите Dear Sir or Madam.

Если вы пишете человеку, с которым вы знакомы, то можете поставить в обращение его фамилию: Dear Mr. Smith.

При длительном общении (переписке) можно “перейти на ТЫ” — Dear Michael. Можно сделать свое обращение еще более теплым и душевным:My dear Mr. SmithMy dear Michael

Для того, чтобы читатель письма сразу понял, о чем пойдет речь, после вступительного обращения обычно дается краткое указание на общее содержание письма. Чаще всего перед этим указанием употребляются следующие сокращения:

“Re” — сокращение от латинского выражения “in re” — “по делу”;”Subject” — тема;”Conc” — сокращение от английского “concerning” — касательно.

Например:

Conc: your request for the documents of January 21, 1997Subject: labour contract

Первый абзац основного текста начинается с предложения, в котором вы подтверждаете получение письма от вашего корреспондента, или со ссылки на поступившее письмо.

Обычно объем делового письма не превышает одну страницу. Но, если объем письма больше одной страницы и его продолжение напечатано на обратной стороне листа, то в конце первой страницы пишется p.t.o., что означает Please Turn Over (Смотрите на обороте).

Полезные фразы для деловой переписки на английском

Помимо шаблонных приветствий и прощаний, есть еще несколько фраз, которые можно использовать в переписке.

I hope you are doing well — «надеюсь, у вас все хорошо». Простой, правда заезженный способ начать письмо. Письменный аналог дежурной фразы «How are you?». Более официальный вариант: I hope this email finds you well.
I just wanted to update you on… — «я просто хотел дополнить, что…» Хороший способ сообщить дополнительную информацию о том, что получателю уже известно.
I just wanted to let you know that… — «я просто хотел сообщить вам, что…» Аналогично предыдущему: дополняем уже известную информацию. Также можно использовать как универсальное вступление к короткому сообщению о каких-то важных фактах, деталях.
Please be informed / advised — «пожалуйста, примите к сведению».
FYI — сокр. от For Your Information, что тоже можно приблизительно перевести, как «примите к сведению». Сокращения уместно использовать между коллегами, общаясь по рутинным рабочим вопросам. Незнакомому человеку, клиенту так лучше не писать.
Please find (see) attached — буквально «найдите во вложении» (так, разумеется, никто по-русски не говорит). Так вы даете знать, что у письма есть вложение. Например: Please find attached the report — Доклад во вложении.
For futher details — «более подробно», «за более подробной информацией». Уместно в конце письма со ссылкой на контактное лицо: For futher details please contact my assistant — За более подробной информацией, пожалуйста, обратитесь к моему ассистенту.
I look forward to your reply / hearing from you — «Жду (с нетерпением) вашего ответа». Вежливый способ дать понять, что неплохо бы ответить на ваше письмо.
Thank you for your time — «Спасибо за то, что уделили мне время». Универсальная формула, которую будет уместно поставить перед подписью.

Деловое письмо — приносим извинения

Далее будем разбираться, как написать про извинение, в деловой переписке. Подобное обращение пишут как ответ на жалобу. Целью данного письма является желание пояснить причины, побудившие ту или иную проблему и убедить клиента: больше похожих ситуаций случиться не должно. Именно подобный ответ поможет улучшить репутацию вашей компании и общую ситуацию. Сначала необходимо обратиться к клиенту по имени и фамилии, поскольку если будет обращение по типу личного письма, то человек почувствует себя потерянным и посчитает такой текст — издевательством.

Во вступлении нужно указать, по какой причине пишется данное письмо, и выразить личную обеспокоенность сложившейся ситуации.

Главная часть текста должна объяснять со всеми подробностями, из-за чего случилась та или другая проблема. Если проблем много, значит каждую нужно описать отдельным параметром. Необходимо не только признать ошибку компании, но и высказать слова сожаления с обещанием предпринять все меры. Отлично, если послание упоминает о компенсации. Заключительную часть письма составляют так: необходимо высказать еще раз просьбу о прощении и выразить надежду на то, что данный инцидент никак не отразится на вашем дальнейшем общении. Укажите свои контакты, дабы связаться непосредственно с клиентом. Далее включите фразу по типу Sincerely Yours Name.

Общие слова и фразы для деловой переписки

Thank you for your letter of (date), asking if…
Спасибо за письмо от (дата), в котором вы спрашиваете …
We have received your letter of (date), enclosing…
Мы получили Ваше письмо от (дата), к которому вы прилагаете…
We are writing to enquire about…
Мы Вам пишем, чтобы узнать о…
We are interested in…
Мы заинтересованы в…
We would like to know…
Мы бы хотели знать…
In reply to your letter of (date)…
В ответ на Ваше письмо от (дата)…
We would like to inform you…
Мы бы хотели Вас проинформировать…
We are sorry to have to remind you…
Простите за то, что напоминаем Вам…
We regret to inform you that…
Сожалеем о том, что должны Вам сообщить, что…
We refer to your order №123…
Ссылаясь на Ваш заказ №123…
With reference to your letter…
Ссылаясь на Ваше письмо…
With reference to your advertisement in…
Ссылаясь на Вашу рекламу в…
We refer to our telephone conversation regarding…
Мы ссылаемся на наш телефонный разговор касательно…
Replying to your letter of … we are pleased to inform you that…
Отвечая на Ваше письмо от…мы рады сообщить Вам, что…
In reply (response) to your letter of… we are pleased to inform you that…
В ответ на Ваше письмо от…мы рады сообщить Вам, что…
In accordance with your request we…
В соответствии с Вашим запросом мы…
We confirm our fax message received this morning…
Мы подтверждаем получение Вашего факса сегодня утром…
Confirming…we are pleased now to…
Подтверждая…, мы рады…

May we remind you that…

We wish to notify you that…

a) извинения
We apologise for…
Мы извиняемся за…
Please accept our apologies/apology for…
Пожалуйста, примите наши извинения за…
Please accept our apology and our assurance that we will be more careful in the future.
Пожалуйста, примите наши извинения и заверения в том, что в будущем мы будем более осмотрительны.
Apologising for… we…
Извиняясь за…, мы…
We very much regret to say that…
С большим сожалением мы сообщаем, что…
We are sorry for a delay…
Мы сожалеем о задержке…
We were sorry to receive your complaint…
С сожалением мы получили Вашу жалобу…
We hope you will understand that we were not responsible for…
Мы надеемся, что Вы понимаете, что мы не несем ответственности за…
We assure you that we do all we can to…
Заверяем вас, что мы делаем все возможное, чтобы…
b) выражение просьбы
Wouldwill you please, be so kind to…
Не будете ли Вы так любезны…
We would be pleased if you would…
Мы были бы рады если бы Вы…
We shouldshall be obliged (grateful) if you wouldcould…
Мы будем благодарны Вам, если Вы…
It will be appreciated if you can…
Мы высоко оценим, если Вы…
It would be appreciated if you wouldcould…
Мы были бы очень благодарны, если бы Вы смогли…
We would (very much) appreciate your advice…
Мы будем Вам (очень) благодарны за совет…
In view of the urgency we ask you to…
В виду необходимости мы просим Вас…
We trust you will…
Мы рассчитываем, что Вы…
с) упоминание о приложении к письму
We are enclosing we enclose…
Мы прилагаем…
I enclose my curriculum vitae…
Я прилагаю свое резюме…
We attach to this letter…
Мы прилагаем к этому письму…
Please find enclosed…
Пожалуйста, ознакомьте с приложенным…

I look forward to receiving your reply.
С нетерпением жду Вашего ответа.
Looking forward to hearing from you.
С нетерпением жду от Вас письма.
I hope this information will help you.
Надеюсь, эта информация поможет Вам.
Please, do not hesitate to contact me if you need further information.
Если Вам нужна дальнейшая информация, пожалуйста, пишите нам без колебаний.
Please, feel free if you have any further questions.
Если у Вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь их задавать.
If there is any advice or further information you want we shall be happy to supply it.
Если Вы хотите получить какую-нибудь дополнительную информацию или совет, мы будем счастливы их Вам предоставить.
We would appreciate a prompt reply.
Будем признательны за Ваш незамедлительный ответ.
а) выражение благодарности
Thank you again for your help. We will be ready to serve you in every way possible
Еще раз спасибо за Вашу помощь

Будем рады помочь Вам всем, чем сможем
Thank you for your assistance
Спасибо за Вашу помощь
Many thanks for your earliest attention
Большое спасибо за Ваше внимание
We assure you of our best attention at all times
Заверяем Вас в нашей преданност
Best regards
С наилучшими пожеланиями

Репетиторы по английскому языку на Study.ru.
В базе 102 репетиторов со средней ценой 1133

Из чего состоит электронное письмо на английском

Отправитель письма по-английски sender, получатель — recepient, технически электронное письмо состоит из нескольких элементов:

Subject — тема письма. Пишется коротко и понятно, например: Payment Confirmation — Подтверждение платежа. Если содержание письма привязано к дате, ее тоже стараются внести в тему: Farewell Party on April 21 — Прощальная вечеринка 12 апреля.
Body — тело письма, то есть содержание, сам текст. Подробнее рассмотрим ниже.
Attachment — вложение, приложенный файл. Старайтесь не делать вложения с тяжелыми файлами.
CC — копия письма. Если в поле «CC» добавить адрес, этот адресат тоже получит сообщение.
BCC — скрытая копия. Адресат, добавленный в поле «BCC», получит сообщение, но другие получатели об этом не узнают.

Кстати, CC расшифровывается, как carbon copy — машинописная копия. На пишущих машинках, если нужно было сделать два одинаковых документа, под основной лист подкладывали копировальную бумагу (carbon paper) и второй лист. На выходе получалось два одинаковых документа. Экземпляр под копирку и назывался carbon copy.

Сокращения «CC» и «BCC» — привет из эпохи пишущих машинок

BCC расшифровывается, как blind carbon copy. На пишущих машинах иногда требовалось сделать два одинаковых документа, но для разных получателей. В таком случае документ делали полностью под копирку, но поле с именем получателя оставляли пустым. Его заполняли на каждой копии отдельно. Такая копия без имени и называлась blind carbon copy, буквально «слепая машинописная копия».

Тело письма. Заключительная форма вежливости. Подпись. Постскриптум

Выбор заключительной формы вежливости зависит от вступительного обращения:

Dear Sirs	Yours faithfully/ Faithfully yours
Dear Sir	We are yours faithfully
Dear Sir/Madame	We remain yours faithfully
Dear Mr.	Yours sincerely
Dear Mrs.	Sincerely yours
Dear Madam	Yours very sincerely
Dear Gentlemen	Yours truly
Gentlemen	Very truly yours

После заключительной формы вежливости ставится подпись. Иногда подпись ставится от имени кого-либо. Это может выглядеть так:

Yours faithfully,………. (signature)M. Jay Fox For the Manager

Иногда, вместо For может быть использовано сокращение Per. pro или p.p., от латинских слов per procuratio, что означает “по доверенности, от имени кого-либо”:

Sincerely yours,John Taylor (Mr)p.p. B. HansonHR Manager

Если вы отсылаете копии письма и другим адресатам, тогда в конце письма сделайте соответствующую отметку в виде следующей аббревиатуры: “c.c.” – carbon copies (точные копии) или Copy to…

Иногда вы не хотите, чтобы получатель вашего письма знал, что вы еще кому-то отослали копии. В этом случае внизу писем-копий вы указываете “b.c.c.” – blind carbon copies. (скрытые копии).

Если к письму имеется приложение (каталог, контракт, счет и т.д.), то внизу, после подписи делается указание об этом: “Enc:”, “Encl:” – это сокращение от Enclosure (приложение, вложение).

Например:

Enc.: Letter of guarantee (2 pages)Encl.: Insurance certificate (1 copy)

В конце письма, после подписи возможен дополнительный текст, Post Scriptum (P.S.). Такая приписка делается не для стильности и украшательства. P.S. присутствует во многих деловых письмах. Как правило, в P.S

написано что-то важное: подтверждение предложения, описанного выше, или просьба выслать что-то незамедлительно и т.д

P.S. состоит из одного (!) предложения.

Информация на конверте

О порядке и способе доставки письма, а также об особенностях корреспонденции обычно указывается на конверте:

AIR MAIL – авиапочтаBy hand – нарочнымConfidential – конфиденциальноExpress – экспрессPlease forward – направить дальшеPrivate – частноеRegistered – заказноеStrictly Confidential – строго конфиденциальноTo be called for – до востребованияUrgent – срочное

Things to Consider When Writing Your Ending

There are a few things to consider when ending your letter.

You want to be polite, professional, summarize your purpose and leave an opening for them to contact you.

Polite. Even if you are writing a letter you do not want to be writing, or to someone whom you dislike, it is always important to remain polite. If you are rude this time, that reputation could follow you.
Professional. Always remain professional when writing a formal letter, even if the recipient is someone you know well. If you are in a professional setting, keep the closing formal.
Summarize your purpose. By the ending, your reader may have forgotten some important points you raised early on. Give a brief summary of those points.
Leave an open ending. Ensure that your ending encourages the recipient to take further action. You want them to be open to speaking or meeting with you to discuss things further and have a way to do so.